Комуникацията е от съществено значение за успеха на всяка организация. Това е един вид "циркулаторна система" на всяко предприятие. Успешните ръководители, топ мениджърите и компетентните професионалисти са постигнали успех до голяма степен благодарение на комуникационните умения. Как да укрепваме и едновременно с това да развиваме междуличностните, груповите и организационните комуникации ще бъде описано подробно в нашата статия.
Комуникационен процес - какво е това?
Комуникацията е процедура за обмен на информация, въз основа на която мениджърът придобива информацията, необходима за вземане на ефективни решения, а също така довежда взетите решения до служителите на предприятието. В случай на лошо представяне на комуникацията решенията може да се окажат погрешни. Хората няма да разберат добре какво изискват властите от тях, а това е изпълнено с разрив в междуличностните отношения. Ефективността на комуникационните процеси често се определя откачеството на решенията и как те ще бъдат приложени в бъдеще.
Информацията играе специална роля при осъществяването на междуличностни и организационни комуникации. Това е резултат от общуването, външната проява на комуникативната процедура. Информацията заема специално място в вербалното поведение на човек. Преминава от един предмет към друг. В същото време отделни лица, групи или цели организации могат да действат като субекти тук.
Комуникацията може да се осъществи чрез предаване на идеи, мнения, умения, факти, възприятия или усещания. Това изисква получаване на желания отговор в отговор. В същото време трябва да се има предвид, че системата за организационна комуникация и информация са различни явления, въпреки че са взаимосвързани. Така комуникацията е не само това, което се предава, но и как се предава това „нещо“. Информацията е само неразделна част от комуникационния процес.
Организационна комуникационна система
Комуникацията е процес, при който двама или повече хора обменят определена информация. Основната цел на организационната комуникация е да се постигне разбиране на информацията, която трябва да се обменя. В крайна сметка самият факт на обмена не гарантира успеха на извършената процедура.
Организационната комуникационна система се състои от няколко субекта:
- изпращач - човек, който генерира идея или избира информация за предаване;
- канал - средство за предаване на набор от информация;
- получател - лицето, което получава информацията и я интерпретира;
- messages - директна информация, кодирана в серия от специфични знаци.
Изпращач и получател са двете основни субекти. По време на комуникационния процес те преминават през няколко взаимосвързани етапа. Тяхната задача е да съставят съобщение и да използват канал за предаването му по такъв начин, че и двете страни да интерпретират оригиналната идея по един и същи начин. Това е доста трудна задача, тъй като всяка следваща стъпка може да изкриви смисъла на идеята.
Четирите етапа на междуличностната и организационна комуникация изглеждат така:
- генериране на идея;
- кодиране и избор на желания канал за предаване на информация;
- предаване на информация;
- декодиране.
Малко повече за всяка стъпка.
Комуникационни елементи
Често процедурата за комуникация може да отнеме само няколко секунди и следователно е доста трудно да се отделят конкретни етапи в нея. Въпреки това социолозите идентифицираха и анализираха четири основни етапа на комуникационния процес.
Първият етап се нарича генериране на идеи. Организационната комуникация е процедура, която започва с формулирането на определена информация. Подателят решава проблема, като доставя съобщение. Често подобни опити се провалят още на първия етап, тъй като изпращачът не прекарва достатъчно време в обмисляне на идеята.
Много експерти подчертават важността, дори преобладаващатастойност на първия етап. „Не започвайте да говорите, преди да започнете да мислите“, веднъж каза Джеферсън Дейвис, герой от Гражданската война в САЩ. Винаги трябва да мислите за идеята, която искате да предадете на получателя. Трябва да сте сигурни в уместността и адекватността на тази идея, както и в конкретната ситуация и цел.
Втората стъпка се нарича кодиране и избор на канал. Организационната култура на общуване изисква преформулиране на идеята, която изпращачът иска да предаде в определени символи. Това могат да бъдат думи, жестове, интонации или нещо друго. Това е кодирането, което превръща идеята в пълно съобщение.
За да предаде добре идеята, подателят трябва да избере канал, който е съвместим с типа знаци, които се използват за кодиране. Най-известните са речта, писмеността и различни видове електронни медии: видеозаписи, електронна поща, компютри и т.н. Предаването на материал не е възможно, ако каналът не е подходящ за физическата форма на избраните герои. Трябва също да се отбележи, че ефективността на комуникационните процеси може да бъде намалена, ако каналът не съответства на идеята, разработена в първия етап.
Третият етап в процедурата на междуличностно, групово или организационно общуване е директното предаване на информация. Подателят използва канала, за да достави съобщението - кодираната идея се предава физически.
Накрая, последната стъпка се нарича декодиране. Получателят превежда получените знаци, съставени от подателясобствени мисли. Завършването на комуникацията е свързано с формулирането на идеята от двата субекта на процеса.
Видове комуникация
Организационната комуникация е широк и много обемен процес, съдържащ много различни елементи. Според най-разпространената класификация комуникативната процедура се разделя на вътрешна и външна. Външният процес е взаимодействието между организацията и външната среда. Освен това външните фактори силно влияят върху дейността на организацията.
Бизнесът използва различни средства за комуникация с компонентите на външната им среда. Съществуващите потенциални потребители получават необходимата информация чрез реклама или други средства за популяризиране на стоки. От първостепенно значение тук е определен образ, който съставлява организационния образ.
Вторият тип комуникация се нарича вътрешна. Това са вътрешно-организационни връзки между различни нива и отдели. Те могат да бъдат официални или неформални.
Официалните комуникационни връзки са явления, обусловени от организационната структура на предприятието, връзката между нивата на управление и функционалните звена. Неформалните комуникации са така нареченият „канал на слуховете“. Слуховете не винаги се считат за неточна информация. Проучванията показват, че повече от 80% от организационните слухове имат много реална и добре обоснована база от събития.
Организационната комуникация е най-широката система от неформални канали. Това може да включва следните типове информация:
- промяна на организационната структура;
- предстоящи промоции и трансфери;
- подробности за организационни спорове;
- предстоящи съкращения на производството;
- неформални срещи и др.
Според друга класификация структурата на организационните комуникации се формира от нива. Така че процесите на предаване на информация могат да се изпълняват вертикално - тоест те могат да бъдат низходящи и възходящи. Низходящата група от информационни процеси е прехвърлянето на информация от по-високо ниво към по-ниско – например, когато служител е запитан за задачи, приоритети, желани резултати и т.н. Комуникациите нагоре се осъществяват под формата на предложения, отчети, обяснителни бележки и др.
Трябва да подчертаете и комуникационните процеси между отделите, между работната група и властите, синдикалните представители и ръководството и т.н.
Видове комуникационни бариери
Ефективността на организационната култура на общуване може да бъде забележимо намалена поради така наречените бариери - междуличностни бариери. На системно ниво те са разделени на няколко типа.
Първата бариера може да се дължи на условия на възприятие. Работата на мениджъра или на всеки друг представител на управляващата структура е да разбере същността на възприятието, да определи „реалността за индивида“. Известно е, че хората реагират не на реални явления в обкръжаващата ги среда, а наначини за възприемане на тези явления. Чрез разбирането на факторите, които влияят на възприятието, много бариери могат да бъдат преодолени.
Най-често срещаният пример за перцептивна бариера е конфликтът между полетата на дейност на получателя и изпращача. Една и съща информация може да се тълкува по различни начини в зависимост от техния опит. Хората могат да получават информация избирателно, като се вземат предвид техните интереси, възгледи, изисквания и емоционално състояние.
Следващата организационна комуникационна бариера се нарича семантична. Семантиката е науката за използването на думите и придаването им на значение. Често определени думи водят до недоразумения, тъй като могат да променят значението си в зависимост от контекста.
Невербалните бариери са третата група комуникационни бариери. Говорим за всякакви знаци освен думи. Това е усмивка, напрегнато лице, намръщени вежди, зрителен контакт и др. Особено важна тук е интонацията – как точно се произнасят думите. На една и съща фраза може да се даде различен характер, неравномерна емоционална конотация.
Неефективната обратна връзка е четвъртият проблематичен фактор в организационната комуникация. Всеки знае стойността на поне някаква реакция на изпратеното съобщение. В противен случай една от страните ще счита, че комуникацията е неуспешна.
Решаване на проблеми в организационната комуникационна система
В момента са разработени няколко стратегии заефективно преодоляване на комуникационните бариери и подобряване на ефективността на комуникацията на ниво служители в организацията.
На първо място, ръководството на предприятието трябва да обърне внимание на развитието на комуникационните умения на своите служители. Най-популярният метод за взаимодействие между субектите е активното слушане. Значението на тази техника се крие в способността на слушателя да помогне на говорещия да каже точно това, което е възнамерявал да предаде първоначално. Има няколко принципа на активно слушане:
- задавайте въпроси, но не прекъсвайте говорещия;
- разполагайте със събеседника си, създавайте приятелска и топла атмосфера;
- бъдете търпеливи и избягвайте конфликти по време на фазата на обучение;
- демонстрирайте симпатия и интерес към събеседника;
- опитайте се да неутрализирате разсейването, избягвайте външна намеса.
Второ, шефовете трябва да изяснят собствените си желания и идеи, преди да ги предадат. Необходимо е редовно да се мисли и анализира въпроси и проблеми, които трябва да се превърнат в обект на предаване.
Ефективна организационна комуникация може да се постигне чрез използване на техники като даване на обратна връзка, "поглед отвън", податливост към потенциални проблеми и т.н.
Междуличностна комуникация
Всяка форма на организационна комуникация ще се счита за успешна само ако основните й елементи се окажат качествено оформени -феномени на междуличностната комуникация. Как правилно да проектираме комуникацията между два или повече субекта? За да започнете, има няколко принципа, които трябва да имате предвид:
- необратимост на унищожаването на казаното или изпратеното;
- обратната връзка като задължително условие за комуникационния процес;
- необратимост и неизбежност на междуличностната комуникация в обществото.
Има три основни форми на комуникация. Това е добре познат диалог, монолог и полилог. Именно последната форма играе специална роля в изграждането на организационна форма на комуникация.
Начини за оптимизиране на комуникационните процеси
Обърнете специално внимание на обратната връзка. Това е основен елемент от организационната комуникация. Ролята на този компонент не може да бъде подценявана. Именно отговорът прави комуникационния процес най-качествен и ефективен.
Имайте предвид, че обратната връзка трябва да бъде навременна и ясно структурирана. То трябва да съдържа перифразирано оригинално съобщение и редица уточняващи въпроси. Не е желателно да се оценява оригиналното съобщение - както отрицателно, така и положително.
Най-често срещаният и надежден начин за получаване на обратна връзка е да задавате въпроси. Най-често те са необходими за сравняване на входящото съобщение с това, което получателят първоначално е искал да чуе. Същото важи и за подателя: той може да задава допълнителни въпроси на получателя, за да сравни изпратения материал с това, което първоначално е трябвало да бъде формулирано.
Заефективно управление на организационните комуникации, необходимо е да се опитате да развиете техническите комуникационни умения на служителите - а именно писане на бележки, използване на факс, електронна поща и др.
Системите за управление и култура на комуникация трябва да бъдат ясно установени. Съвременните организации могат да използват "горещи линии" от корпоративен тип - когато служителите могат да използват обмен на информация по всяко време, да задават уточняващи въпроси, да изразяват своите мисли и ценностни преценки, да организират съвместни пикници, екскурзии и т.н. Всичко това са неформални примери за организационна комуникация
И така, има доста начини за подобряване на ефективността на организационната комуникация. В същото време остава актуален един въпрос: защо изобщо са необходими процедури за обмен на данни и комуникация? Какво значение имат и какво значение носят? Нека се опитаме да го разберем по-нататък.
Значението на комуникацията в организационния процес
Съвременният период в развитието на комуникационните процеси ни позволява да оценим това явление като продукт, обусловен от нуждите на общественото производство. Традиционните фактори като труд, земя и капитал ще действат само ако обменът на данни и процедурите за комуникация се използват ефективно.
Комуникацията се разбира като система за трансфер на информация и отговор. Това е обмен на знания, интелектуална собственост, различни видове информация и др. Процедурата за специализирани управленски комуникационни дейности е подчертана вспециален вид професионална услуга, чиято цел е ефективното формиране и компетентно развитие на всички видове организационен капитал. Тази цел може да бъде постигната само чрез използването на специални технологии, инструменти, методи и механизми за предаване на информация.
Известно е, че без комуникация няма комуникация, а без комуникация не може да става дума за съществуването на каквато и да е група. По този начин комуникацията е определящо условие за развитието на групата и нейния живот.
Всички комуникации могат да бъдат разделени на две групи: официални и неформални. Първата група включва елементи от предписания тип, тоест тези, които се извършват в процеса на управление. Неформалните видове комуникация имат по-малък дял. Те възникват спонтанно и най-често не се обсъждат. В същото време всеки служител е наясно с факта на тяхното съществуване.
Мениджър или друг лидер трябва да владее добре средствата за комуникация. Неговите отговорности включват правилното използване на получените инструменти в процеса на комуникация, преодоляване на бариери и бариери.
Организационното поведение на комуникацията е да предава информация на мениджърите и решения на изпълнителите. Без комуникационни процеси е невъзможно да се изгради организация, както и да се осигури координация на човешката дейност.
По този начин процедурата за трансфер на информация помага във всичко: тя ви позволява да осигурите връзка между определена организация и външната среда, да организиратевзаимодействие на всички управленски функции и последователност на взетите решения.
Видове комуникационни мрежи
Когато говорим за системата за организационна комуникация, е необходимо да се отдели понятието комуникационна мрежа. Две организационни единици, свързани с линия, се наричат канал. По време на трансфера на информация каналът може да свърже две или повече организационни единици. Ето как се формира информационна мрежа - доста често срещано явление за всяка организация.
Мрежите са отворени и затворени. Отворените нямат бариери пред потока на информация през наличните канали. Това например е "верига" - линейна връзка за пренос на информация. "Веригата" е ефективна за повтарящи се рутинни операции, но не е подходяща за работа в постоянно променящи се условия. Подобна схема е "Колело". Цялата информация рано или късно ще отиде при служителя, който заема централна позиция.
Затворените мрежи са ограничени в начина, по който се разпространява информацията. Използват се от организации, които пазят търговски тайни.
