Когато се споменава организационна система, това означава определена структура, която се състои от отделни звена. Те са взаимосвързани въз основа на определени съображения. А именно, зависи от целите, поставени пред отделите и фирмата и според изпълняваните функции. Това осигурява присъствието на ръководители (центрове), които могат да вземат решения и отговарят за дейността на звената.
Обща информация
Въпросите относно проектирането и формирането на системи за организационно управление са от значение не само за новосъздадените предприятия, но и за онези търговски структури, които вече работят, но те ще трябва да функционират при други условия. За да направите това, е необходимо да промените състава и структурата на изпълняваните задължения и задачите, които трябва да бъдат решени. Първата стъпка в този случай е анализ на формалната конструкция. Обърнато вниманиесъстава на структурните звена, броя на служителите, ангажирани в тях, как съответстват на сложността и структурата на извършената работа и подобни аспекти.
По време на анализа е необходимо да се проучат последователно всички важни елементи на предприятието. Те включват информационна поддръжка и взаимодействие, снабдяване с ресурси и технологии, съответствие на трудовите ресурси със съществуващите изисквания и взаимозаменяемост. При изучаване на системата за организационно управление е необходимо да се даде отговор на два въпроса:
- До каква степен това, което вече съществува, може да помогне или да попречи на изпълнението на избраната стратегия за действие?
- Кои нива трябва да бъдат присвоени за решаване на конкретни проблеми?
Търсене на отговори
Има доста подходи за справяне с целите. Тъй като е доста проблематично да се разгледат всички, само двама ще получат внимание:
- Специфична настройка на лични задачи и цели за изпълнителите.
- Кратък организационен анализ.
И двата подхода имат за цел да разкрият какъв е личният принос на служителя за постигането на основната задача на предприятието. Важни са и методите за управление на организационните системи. Накратко, трябва да действате, като използвате следните методи:
- Метод на интроспекция. Особено внимание се отделя на административния и управленския персонал. Целта е да се подобри ефективността на служителитеумствен труд. Основният фокус е върху приноса за решаването на проблемите, изпълнението на стратегията на компанията и постигането на поставените цели. Всъщност в този случай се осигурява движение от големи към детайли. Реализира се следната последователност: задачите на предприятието - неговата стратегия - цели - функционална организация. Само тогава позиции - служители - техните задължения и мотивация.
- Метод за анализ отдолу нагоре. Той вече тръгва от отделния работник и неговите формулирани задачи и цели. Този метод ви позволява да свържете работата на отделните служители с дейностите на предприятието и прилаганата стратегия за просперитет. Въпреки че много често има оплаквания, че теоретичните положения са добре обмислени, но прилагането на практика оставя много да се желае.
Още за интроспекцията
Този метод ви позволява да изготвите ефективни препоръки, които са насочени към подобряване на цялата организационна структура и представяне на компанията чрез намаляване на дублирането на работа, намаляване на разходите за управление, регулиране на натоварването на мениджърите, разделяне на функциите на изпълнителите. Какъв е крайният резултат от извършената работа? Системата за организационно управление, изградена чрез интроспекция, осигурява ориентация върху такива принципи и идеи:
- Мениджмънтът получава заплати за реално управление. Така че през повечето време то е насочване, измерване, подготовка и инструктаж. В товапомага при планиране, съдействие в организационната работа, изготвяне на финансови планове, анализиране на текущата ситуация и други подобни.
- Лидерът трябва да има достатъчно хора под негово командване, за да задържи цялото си внимание. Но в същото време трябва да има достатъчно време за всички.
- Трябва да се стремите да поддържате броя на връзките в организацията до минимум.
- Изпълнителите трябва да се ангажират с ограничен брой добре проектирани задачи, чието завършване директно ще ускори постигането на целите на организацията.
- Ясното разбиране за това какво иска ръководството може да бъде изкривено от неефективна комуникация. Доста често срещана причина е много голям брой връзки. В резултат на това намалява способността за извършване на промени, самостоятелно решаване на проблема, намиране на други начини.
Интроспекцията е възможна във всяка организация. Този метод има шест етапа: подготовка, събиране на данни, обработка на информация, анализ, доклад, по-нататъшен контрол. В резултат на това се издават писмени препоръки, които разглеждат въпросите за подобряване на организационната структура.
Метод за анализ отдолу нагоре
Благодарение на поставянето на лични цели и задачи се фиксира точно какъв е приносът на служителя към процеса на постигане на зададените стойности и параметри. Обърнато внимание на:
- Като се имат предвид правилните условия за интегриране на работния процес на всеки служител със задачи, цели истратегии, които гарантират адекватността на организационната структура.
- Създаване на условия, така че всеки да се интересува от постигане на най-добрия резултат.
- Методът за анализ отдолу нагоре също ви позволява да оцените индивидуалната работа.
Трябва да се отбележи, че разглежданият подход може да се използва не само за анализ, но и за решаване на някои от ключовите проблеми, които са свързани с управлението на организацията. Те включват:
- Определяне на процеса на постигане на целта чрез диалог относно нейната настройка и начина за нейното постигане.
- Фокусиране на служителите върху очакванията за представяне.
- Формиране на програмата за изпълнение на работата поради конкретизиране на сроковете за решаване на определени задачи.
- Улесняване на управлението на системата за заплати, възможност за създаване на разумна основа за издаване на възнаграждение за отлично изпълнение на задълженията и постиженията в работата.
- Оценка дали даден служител трябва да бъде повишен и дали има добри постижения.
Следователно този метод е много добре допълнен от системата за организационно и правно управление, която стандартизира подходите към максималния брой ситуации.
За функциите
Основните и най-важни са: организация, планиране, регулиране, координация, мотивация, контрол и регулиране. Това намира израз в структура, правила, култура, процеси. Управлението на организационната система осигуряваизползването на набор от методи и техники, рационалното им съчетаване, установената връзка с цел управление на елементите във времето и пространството. Необходимо е да се стремим да създадем най-благоприятни условия. В този случай функциите за управление на организационни системи трябва да бъдат ясно разписани, договорени и отговорностите на различните лица трябва да бъдат разграничени.
И това не са само думи. Трябва да се помни, че функциите са специални видове специализирани управленски дейности, възникнали в процеса на разделение на труда. Всеки от тях се реализира в комплекс от управленски задачи. Трябва също да запомните, че функциите са повтарящи се дейности. Те могат да се изпълняват от едно лице, звено или група от тях. Броят на функциите и съставът зависи от редица фактори: мащаба, нивото и структурата на развитие на производството, размера на организацията, връзките на компанията с други подобни съоръжения, независимостта и нивото на техническо оборудване.
Изпълнени специфични задължения
Функциите на ръководството трябва да осигуряват насока и обслужване на дейностите на организацията. Всеки от тях трябва да има специфично предназначение, повторяемост, еднородност на съдържанието. Освен това функциите трябва да са обективни. Това се обуславя от необходимостта от самия процес на управление в условия, при които е осигурена съвместна работа на хората. Освен това функциите са основа за определяне на размера и структурата на административния апарат. Тя трябва да обединява всички относително изолирани, макар и като цяло неразривно свързаниструктури. В много отношения те са повлияни от целите на системата за организационно управление.
Списък с функции
За да разберем по-добре тази тема, нека да разгледаме с какво трябва да се справим на практика:
- Функция за организация. Занимава се с практическото изпълнение на планове и програми. Реализира се чрез създаване на организация, формиране на нейната структура, разпределение на работата между отдели и служители, както и чрез координиране на техните дейности.
- Мотивационна функция. Специализира се в определянето на нуждите на хората, както и в избора на най-ефективния и подходящ в случая начин за посрещането им. Всичко това се прави, за да се осигури максимален интерес на служителите в процеса на постигане на целите, пред които е изправена организацията.
- Контрол. Това е необходимо, за да се идентифицират своевременно грешките, предстоящите опасности, отклоненията от изискваните стандарти и създава основата за непрекъснато подобрение.
Допълнителни функции
Организацията трябва да разполага с адекватни:
- Функции за нормиране. Те трябва да се разглеждат като процес на разработване на научно обосновани изчислени стойности. С тяхна помощ се оценяват количествени и качествени параметри.
- Функция за планиране. Необходимо е стриктно регулиране на поведението на обектите в процеса на изпълнение на поставените пред служителите цели и задачи.
- Функция за координация. Гарантира, че организацията е последователна идобре координирана работа при изпълнение на планираните задачи.
- Функция за регулиране. Пряко се пресича с контрола и координацията. Ако под въздействието на външната / вътрешната среда възникнат отклонения от необходимите параметри, тогава е необходимо да се коригира ситуацията, така че да е в рамките на определените граници.
Относно задачите
Организационна система се създава с цел постигане на определена цел. Например получаване на максимален възможен доход. Или 100 милиона рубли. Както и да е, но по пътя към целта трябва да решите редица задачи, които ще ви позволят да я постигнете. Трябва да се отбележи, че те се различават по своя мащаб, последствия, важност, въздействие върху бъдещето и сложност на изпълнение.
Задачите за управление на организационни системи на най-високо ниво са най-важните и съществени по отношение на постигането на резултати. В края на краищата, ако обикновен работник направи нещо нередно, тогава това все още може да бъде относително издържано. Особено ако бързо се идентифицирате и спрете. Докато грешките на самото висше ръководство имат много по-пагубни последици. Освен това е доста трудно да ги спрете, за това е необходимо да привлечете подкрепата на акционери / учредители.
Но процесът на идентификация също е уместен. Наистина в нашите условия е така устроено, че висшето ръководство не се проверява постоянно. И можете да разберете, че ходът на събитията не върви както трябва, било чрез упражняване на контрол, следене на събитията, или като забележите аномалия в отчитането, коетомениджърите предоставят на собствениците. За ефективно изпълнение на поставените задачи е необходимо да се осигури адекватна организационна структура на системата за управление, за която да няма неотчетно лице.
За разработката
Организационните системи не стоят неподвижни като камъни. Винаги има някакво движение (не непременно към по-добро). Но ако погледнете от височината на хилядолетията, тогава управлението на организационни и икономически системи все още се подобрява и развива. Понякога това се влияе от разработването на нови методи и подходи. Научният и технологичен прогрес също може да окаже влияние. Например, какво е управлението без използването на информационни технологии? Дори ако човек работи сам в статуса на индивидуален предприемач, компютърът / смартфонът помага за водене на записи, изпращане на данни до данъчната служба, статистическите органи и редица други структури.
Но възможно ли е да се каже, че сега е възможно да се достигне короната в развитието? За съжаление не. Дори въпреки вече съществуващите технологии и методи, е твърде рано да се радваме. В крайна сметка колко различни невероятни открития все още чакат човечеството в бъдещето. Да вземем например изкуствения интелект. Когато се разработи извадка от това решение с добри показатели за ефективност, това, което може да направи служител, който няма нужда да спи, почива и получава заплата, просто ще изуми и ще го принуди да се адаптира към новите условия.
