Среща. Кой ще присъства на срещата

2024 Автор: Angel Austin | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 05:17

Какво е "среща"? Самата дума идва от праславянското "съвет", "вече". В онези древни времена събранието организираха избраните, обикновено най-мъдрите и опитни представители на обществото. Целта му беше да обсъди определена тема или проблем и да вземе решения, които трябваше или да разрешат възникналия проблем, или да регулират обществения ред.

Тяснителният речник на V. D. Дмитриев разкрива значението на назованата дума, както следва:

среща

среща n., s., използвани комп. често

Морфология: (не) какво? срещи, защо? среща, (виж) какво? среща, какво? среща за какво? за срещата; Какво? срещи, (не) какво? срещи, защо? срещи, (виж) какво? срещи, какво? срещи за какво? за срещи

1. Срещата е среща на няколко души, за да обсъдят заедно практически, бизнес въпроси.

Кратка, важна среща. сутрин,спешна среща. За 10:00 часа беше насрочено заседание на началниците на отдели. В Москва се проведе среща на представители на бизнес средите.

2. Срещата на високо ниво в пресата се нарича делова, официална среща на държавните глави.

3. В съдебната практика среща се нарича закрит разговор на съдебни заседатели или съдии, където се установява формата на присъдата за подсъдимия.

В края на дебата съдът се оттегли за обсъждане.

Среща - загуба на време или ефективен инструмент за работа с персонал? Кой решава кой, кога и с каква цел ще участва в срещата? Нека се опитаме да отговорим на тези и други въпроси.

Цел на събитието

Срещите служат за няколко цели:

По време на него се осъществява обмен и пренос на информация. Говорителите разказват собствената си история, информират и образоват останалите участници.
По време на доклада и дебата всички ситуации или процеси се оценяват от присъстващите на срещата. Критериите за оценка се коригират.
За лидер срещата може да замени всички процедури за оценка, тъй като поведението на подчинения и неговите реакции могат да се използват за преценка на неговата компетентност и участие.
Компетентно коригиране на действията и приемане на ефективни решения и мерки.

Шефът решава

Кой ще участва в срещата, честотата и продължителността на срещите, както и каква е целта им, решава ръководителят.

Зависи от въпроса или проблема, който е причинил нуждатапровеждане на срещи. Например директорът има нужда от колегиално решение – приемането на бюджета. Той изпраща имейл до всички служители, които трябва да участват в срещата с приблизителното съдържание:

представители (списък с имейли) ще присъстват на срещата, както и ключов персонал от друга партньорска организация;
тема - разпределение на бюджета за периода;
място - голяма заседателна зала;
дата и час - 10.11.2018 г., събота, начало 13:00, край 13:50;
списък с точки от дневния ред, отговорни за речта, времеви срок за всеки въпрос в прикачения файл.

Видове и видове срещи

Срещите са мощен инструмент за управление. Сред тях се отличават:

официално и неформално;
оперативен, окончателен, проблематичен;
индустриални, съдебни и така нататък;
по ниво: магазин, ръководство, държавни глави и други подобни;
закрити и открити срещи;
образователен, информационен, обяснителен;
според метода на комуникация: директно участие в срещата, селектор, видеоконференция и т.н.

Ефективността на срещата зависи от организацията на срещите. Тя трябва да отчита структурата на предприятието, спецификата на взаимодействието на служителите, методите на комуникация, заетостта на всеки от участниците, необходимостта от решаване на проблеми и тяхната уместност.

Оперативно, окончателно и проблематично

Успешната работа в екип означава постояннавзаимодействие на всички връзки с получаване на обратна връзка. За да направите това, по правило оперативните срещи се провеждат в началото на работния ден. "Насилници", "петминутни", "планерни срещи", "летучки" - така се наричат помежду си.

На семинара ще присъстват служители, които са назначени от прекия ръководител. Списъкът с обсъжданите въпроси е стандартен: резултатите от изминалия ден, поставянето на цели за днес и т.н. Такива срещи са кратки. Те се провеждат редовно, за което всички участници се уведомяват предварително.

Свикват се заключителни срещи, за да се обсъди голям обем работа. Може да бъде:

период от време: сезон, тримесечие, царуване и така нататък;
завършване на плана, проекта, задачата.

Прави се щателна подготовка за подобни срещи. За участие в срещата по окончателния въпрос се поканва предварително. Участниците се назначават от ръководителя. Той също така уточнява списъка с необходимите материали за успешно изпълнение. Времето е регламентирано както за всяко изпълнение, така и като цяло. Срещата се записва. Всички участници трябва да бъдат запознати със съдържанието на протокола.

Проблемни срещи се организират при необходимост, като правило това са форсмажорни обстоятелства, непланирани ситуации. Лицето, отговорно за решаването на проблема, ви кани да участвате в срещата по възникналия въпрос. Участниците се назначават от ръководителя. Времето не е зададено. В резултат на срещата се взема решение на проблема, извършва се анализ на причините за възникването,се създава списък с превантивни мерки. Изисква се регистрация.

три съвета ще увеличат ефективността на срещата

Покана

"Моля, вземете участие в срещата по въпроса за…" - така обикновено се чете текстът на поканата. След това трябва да посочите основната тема, дата, място, начален и краен час на срещата. След това избройте въпросите, които ще бъдат повдигнати по време на срещата. И маркирайте отговорните лица за всеки артикул. Няма да е излишно да посочите срока за изказване по всеки един от въпросите. Въпросите са подредени по важност на решението.

Възможни грешки при среща

Всеки, който участва в срещата, носи отговорност за нейното успешно и ефикасно провеждане. Изброяваме типичните грешки при участие, организация и поведение: