Много е лесно да се объркате в цикъла на житейските събития. Децата се учат да разпределят правилно времето си от възрастните, които често отлагат всичко за по-късно. По правило това „по-късно“никога не идва. Всички планирани случаи плавно се отстраняват от други и в крайна сметка се превръщат в една непрекъсната бучка от нерешени задачи.
Проблемът най-често се крие не в броя на случаите, а в нерационално съставения график. Хората не обръщат необходимото внимание на планирането на дейността си. Но след като сте прекарали доста лично време за изучаване на основите на управлението на времето, можете значително да спестите време в бъдеще. Тогава в живота ще има място не само за вечните проблеми, но и за себе си и семейството си. Една от най-простите и ефективни техники за планиране е принципът на Айзенхауер.
Каква е същността на техниката?
Принципът на матрицата на Айзенхауер е компетентното разпределение на задачите в зависимост от степента на тяхната важност. Помага да се раздели целият списък със задачи на важни и не важни, спешни и не много важни. Използвайки матрицата, можете да определите периода от време, който ще е необходим за решаване на проблема,все пак нещо изисква повече внимание, а някои неща не си струват пет минути, прекарани в тях.
За да постигнете успех, трябва да следвате определен алгоритъм. Редът на необходимите действия зависи от приоритета на задачите. По правило различни фактори пречат на концентрирането върху една цел: лични проблеми, хора около вас, навици и т.н. Методът на Айзенхауер може да помогне да се отървете от слабостите и да се съсредоточите само върху полезни действия.
Как възникна този принцип, кой го е формирал?
Тридесет и четвъртият президент на Съединените американски щати Дуайт Дейвид Айзенхауер обоснова описания принцип на управление на времето. Политикът не можеше да остави нерешена нито една задача, затова се опита да направи графика си възможно най-рационален и оптимизиран. В резултат на това Айзенхауер трансформира всички задачи в матрица.
Днес офис служители, мениджъри и висши лидери използват метода на президента. Това предполага, че този начин на приоритизиране е наистина ефективен и уместен.
Какво е матрицата на Дуайт Айзенхауер?
Квадратът на Айзенхауер (или принципите на планирането на времето) се основава на изграждането на матрица. Основите на матрицата са оста на важност (абсциса) и оста на спешност (ордината). Тяхното взаимно пресичане дава четири квадрата, всяко от които е изпълнено със задачи, според тяхното разпределение.
И така, за начало трябва да решите кое е важно и кое е спешно. Важните неща имат най-голямо влияние върху постижениятарезултат и спешните задачи изискват незабавно изпълнение. Като цяло се формира картина, която дава пълна картина на състоянието на нещата.
Матрицата ще ви позволи да зададете правилните приоритети - какво може да чака и какво няма да бъде забавено.
Какво има в квадрат A?
Първото квадратче, разположено в горния ляв ъгъл, се нарича квадрат A. Най-важните и спешни задачи са записани в тази клетка. В идеалния случай този квадрат трябва да е празен, тъй като рационално разпределеното време ви позволява да избягвате наличието на случаи от този вид по принцип.
Основните въпроси включват:
- здравни проблеми, които обикновено се появяват в най-неподходящите моменти;
- какво може да има отрицателно въздействие върху производителността;
- неща, които, ако не бъдат направени, могат да доведат до нови проблеми.
Самоконтролът на човек е отговорен за пълнотата на този квадрат. В крайна сметка, ако всеки ден се появяват нови случаи в клетка А, принципът на Айзенхауер няма да помогне. Тук трябва да се обърнете към управлението на времето по принцип, но първо трябва да се справите с всички случаи, които ще запълнят квадрат А в близко бъдеще.
Въпреки най-високия приоритет на този квадрат, е възможно да се прехвърли решението на проблемите, които запълват клетката, на някой друг. Но това е само ако това е възможно и нещата не изискват непременно лично участие.
Какви задачи означава квадратътВ?
Тази част от матрицата е изпълнена с ежедневни дейности. Като правило тук е включено всичко, което заслужава най-голямо внимание. Това са важни, но не спешни въпроси, повечето от които са свързани с основната дейност на човек. Ниската спешност на задачите ще ви позволи да не вземате внезапни решения, а конструктивният и разумен подход ще направи възможно изпълнението на всички задачи по-ефективно.
Хората, които решават предимно проблеми от квадрант Б, са по-продуктивни. При добри работни резултати такива хора имат достатъчно време за личния си живот, не изпитват постоянен стрес. Този квадрат се състои от задачи, които са малко важни и, може би, до известна степен ежедневни, но именно от тях се състои основно човешката дейност.
Задачите от сектор Б оказват силно влияние както върху морала, така и върху материалното състояние. Това са спорт, диета, сън, учене и работа - онези неща, без които не можете, но обикновено обръщат най-малко внимание, оставяйки много от само себе си.
Какви са случаите в квадрат C?
Квадрат C включва онези неща, които не ви доближават до заветната цел, а напротив, забавят събитията, отлагат изпълнението на наистина важни задачи. Най-често изискват спешна инвестиция на време, но разсейват и подвеждат. Тук е важно винаги да помните резултатите от вашите дейности и цели и да не превключвате към второстепенното.
В този сектор можете спокойно да включите домакински задължения и обещания, дадени на някого. Като цяло това не е толкова многоважно като спешно.
Какво има в квадрат D?
За хората, които не знаят как правилно да планират времето си, нещата от този квадрат отнемат най-много време. Тези задачи по-скоро могат да се нарекат не проблеми, а приятни тревоги, които освен това не носят абсолютно никаква рационална полза. Влиянието на квадрат D трябва да бъде, ако не елиминирано, то поне намалено.
Не заменяйте почивката с безцелно наблюдение на социалните мрежи, гледане на телевизионни предавания или сериали, празно бърборене по телефона. Свободното време също можете да прекарате в полза на себе си и на другите: семейство, близки и приятели.
Къде се използва принципът на Дуайт Айзенхауер?
Описаният метод на разпределение на задачите се използва не само за рационализиране на времето. Ускореният анализ по принципа на Айзенхауер се използва например за определяне на необходимите функции на търговските обекти. Подобряването на продукта на всички етапи от жизнения цикъл се нарича функционален анализ на разходите (FSA). Този принцип съчетава икономически и технически методи за определяне на съотношението между свойствата на продукта и цената му. Последното трябва да е логично и да се изплаща.
Какво представлява принципът на Айзенхауер в FSA, изучаван от много експерти от страни с пазарна икономика: Франция, Германия, Великобритания, САЩ. В резултат на това беше установено, че за да се определи обхватът на съответните функции на обекта,важно е да се спазват пропорциите между тяхната необходимост и цена. Принципът на Айзенхауер в FSA е да анализира продукта и да разпредели неговите свойства в три категории:
- Категория A. Основни или основни функции: прякото предназначение на стоките, чието предоставяне изисква повече средства.
- Категория B. Характеристики на вторичния продукт, които са свързани с основния. Наличието на такива допълнения е добре дошло, но отсъствието не влияе твърде много върху продажбите.
- Категория C. Допълнителни функции, липсата на които по никакъв начин няма да повлияе на качеството на продукта. Като избягвате разходите за добавки, които са напълно ненужни, можете да спестите много.
Практикуване на принципа на Айзенхауер
Абсолютно не е необходимо задачите да се разпределят точно под формата на матрица - в квадрат, но в началото можете да направите точно това, за да осигурите видимост. Удобно е да преобразувате стандартния изглед на матрицата в няколко списъка или общ план, където случаите от различни квадрати са подчертани в цвят. Така например, както спешните, така и важните задачи (квадрат A) могат да бъдат написани с червено мастило, важни, но не спешни със зелено (сектор B), маловажни, но спешни задачи (квадрат C) със синьо, и черно - маловажни и не- спешно. В същото време степента на важност на конкретен случай трябва да се оценява не в ума, а на хартия. Така задачите се оформят, а изпълнението им става по-реално.
Защо трябва да се използва този метод?
ПринципДуайт Айзенхауер може да ви помогне да промените живота си по отношение на рационализиране на личното ви време. Използването на този метод ви позволява да отделяте по-малко време за ненужни задачи и да се съсредоточите върху най-обещаващите неща, както и да отделите достатъчно време за правилна почивка, избягвайки така наречените губители на време: телевизия, безцелно лутане из просторите на мрежата и подобни.
Човек, който прилага принципите на управление на времето в ежедневните си дейности, е не само по-успешен от другите според статистиката, но и по-здрав, тъй като не изпитва постоянен стрес, свързан със задръстванията и постоянните срокове. Определянето на приоритети (принцип на Айзенхауер или друг) ще ви помогне да оптимизирате вашите жизнени дейности във всички области.
