Вътрешният контрол и одит трябва да заемат гордо място във всяка компания, която има ограничени ресурси и не иска да фалира. В необятността на Русия този аспект не губи своята актуалност както в законодателен, така и в институционален и професионален план. И така, какво е организация за вътрешен одит?
Работа с терминологията
Нека обърнем внимание на основните понятия и преди всичко ще анализираме какво е вътрешен одит. Тази фраза се използва за обозначаване на дейности, регламентирани от вътрешни документи на организацията за контрол на различни аспекти от работата на структурата и звената за управление, която се извършва от представители на упълномощения орган в рамките на установената рамка.
Краен потребител на информация може да бъде съвет на директорите, общо събрание на акционери или членове на дружество, изпълнителен орган и т.н.
Преследваната цел е да се помогне на връзката за управление да контролира ефективно различните елементи на системата. Основната задача -предоставят надеждна информация по различни въпроси, които представляват интерес. Вътрешните одитори изпълняват общи функции:
- Оценете адекватността на системата(ите) за контрол. Това означава извършване на проверки на връзките, предоставяне на обосновани и разумни предложения, насочени към отстраняване на установените недостатъци, както и изготвяне на препоръки за повишаване на ефективността на управлението.
- Оценка на изпълнението. То предполага представяне на експертни оценки за различни аспекти от функционирането на организациите, както и предоставяне на мотивирани предложения по отношение на тяхното подобряване.
Видово разнообразие
Какво може да бъде системата за вътрешен одит? Акцент:
- Функционален одит на системата(ите) за управление. Извършва се с цел да се оцени производителността и ефективността на всеки раздел от икономическата дейност.
- Многофункционален одит. Оценява качеството на изпълнение на различни задачи, както и взаимовръзката и взаимодействието в страната.
- Организационен и технологичен одит на система(и) за управление. Показва се при упражняване на контрол върху различни връзки. Интерес представлява всичко, свързано с управлението. Особено внимание се обръща на технологичната и/или организационна рационалност.
- Одит на дейностите. То включва провеждане на обективно проучване и цялостен анализ на всички области на работа и текущи проекти с цел идентифициране на възможности за подобрение. Освен това,може да се стартира проверка на елементите, които свързват организацията с външната среда. Примерите включват професионални връзки, изображение и други подобни. Тук одиторите са изправени пред въпроса за намиране на силните и слабите страни на работата на организацията и оценка на стабилността на нейната позиция в системите от по-висок ред и перспективите за развитие и растеж.
- Ако одитът се извършва едновременно по четирите предишни точки, тогава той се определя като цялостен одит на системата за управление на организацията.
- Проверка за съответствие с разпоредбите. В този случай се установява дали се спазват законите, наредбите и инструкциите на управителните органи на организационната структура.
- Проверка за уместност. То предполага упражняване на контрол върху дейността на длъжностните лица по отношение на тяхната рационалност, разумност, целесъобразност, полезност, валидност на техните решения.
Теоретичен аспект на изграждането на системата
И така, разгледахме теоретичните точки. Но как се формира службата за вътрешен одит? Първоначално администрацията разработва политиката и изпълнимите процедури на компанията. Но персоналът не винаги може да ги разбере, често просто ги игнорира, а мениджърите понякога нямат достатъчно време да проверят и открият недостатъците навреме. Именно за тази цел се създава службата за вътрешен одит. Тяхната задача е да помагат на мениджърите по въпросите на контрола, да осигуряват защита срещу злоупотреба със служебни задължения и грешки, да идентифицират рискови области и работанад елиминирането на бъдещи липси или недостатъци. В допълнение, те могат да помогнат за идентифициране и премахване на слабости в системите за управление. Всичко това трябва да се обсъди с най-висшите органи, за които се събира информация.
Етапи на изграждане на система
Да кажем, че трябва да осигурим висококачествен и пълен вътрешен одит в предприятието. За да направите това, трябва да организирате многоетапен процес, който включва следните стъпки:
- Критичен анализ, последван от сравнение на предварително определени икономически цели на функционирането на организацията, стратегия и тактика на структурата, възприет начин на действие, възможности.
- Разработване и след това документиране на подобрена бизнес концепция, която отразява всички нужди и нужди. Той също така трябва да предвиди набор от мерки, които ще позволят успешното му прилагане и развитие в бъдеще. Освен това е необходимо да се обърне внимание на най-важните точки. За тях могат да бъдат изготвени отделни разпоредби, които засягат персонала, счетоводството, доставките, маркетинга, иновациите, производството и технологиите, финансовите и инвестиционните политики. Те трябва да се основават на задълбочен анализ на всеки елемент и да избират най-подходящите опции за организацията.
- Анализ на ефективността на текущата структура с последваща корекция. Разработва се разпоредба, която засяга организационната структура, в която е необходимо да се опишат всички организационни връзки, като се посочат административни, функционални и методологическиподчиненост, области на дейност, изпълнявани функции, регулации на взаимоотношенията. Създава се и схема на работния процес.
- Създаване на звено за вътрешен одит.
- Разработване на стандартни процедури. Предвидява създаването на официални инструкции за контрол на конкретни икономически и финансови транзакции. Те са необходими за оценка на нивото на качество (надеждност) на информацията, ефективно управление на ресурсите и рационализиране на взаимоотношенията между специалистите.
Защо е необходим вътрешен контрол и одит?
Целесъобразността на такова решение може да се изрази в следните тези:
- Позволява на изпълнителния орган да осигури ефективен контрол върху отделните подразделения на организацията.
- Целенасочените проверки и анализи, извършени от одиторите, позволяват да се идентифицират производствените резерви и да се полагат основите за повишаване на ефективността, както и най-обещаващите области на развитие.
- Специалисти, на чиито плещи упражняването на контрола, често изпълняват консултантски функции по отношение на счетоводните и финансово-икономически услуги, както и служители на основната организация, нейните клонове и дъщерни дружества.
В такива случаи, като правило, се използва една обща схема, за да се осигури максимално покритие и ефективност. Изглежда нещо подобно:
- Специфичният кръг от въпроси, които трябва да бъдат разгледани от отдела за вътрешен одит, е идентифициран и ясно дефиниран. За тях се създава система от цели, съответстващифирмена политика.
- Определени са основните функции, необходими за постигане на целите.
- Комбиниране на един и същи тип индикатори в групи и създаване на тяхна база на структурни звена, специализирани в тяхната обработка, изпълнение и постигане.
- Разработва се схема за взаимоотношения, която дефинира задълженията, правата и отговорностите. Това трябва да се изработи за всяко структурно звено, като се документира резултатът в наредбите и длъжностните характеристики.
- Свързването на всички елементи на системата в едно цяло. Определяне на организационния статус.
- Интегриране на отдела за вътрешен одит в други части на структурата за управление на предприятието.
- Разработване на вътрешни работни стандарти.
След това можем да говорим за провеждане на вътрешен одит.
За принципите и изискванията
Какво трябва да се направи, за да се получи ефективна система? За да направите това, е необходимо да се гарантира съответствие със следните точки:
- Принципът на отговорност. В него се посочва, че когато има вътрешен одит, лицето (група от хора), извършващо одита, трябва да носи дисциплинарна, административна и икономическа отговорност за неправилно изпълнение на задълженията си.
- Принципът на баланса. Неразривно свързан с предишния. В него се посочва, че на одитора не могат да бъдат предоставени контролни функции, без да се осигурят средствата за тяхното изпълнение. Също така не трябва да се издава нищо допълнително, което няма да се използва в трудовата дейност.
- Принципът за навременно отчитане на отклоненията. Той казва, че всяка допълнителна информация, разкрита през периода, в който се извършва вътрешен одит, трябва да се прехвърли към управленската връзка възможно най-скоро. Ако това изискване не е изпълнено и нежеланите отклонения се изострят, тогава самият смисъл на контрола се губи.
- Принцип на съответствие между управляваните и управляващите системи. В него се посочва, че системата за контрол трябва да бъде достатъчно гъвкава, за да позволи ефективна и адекватна проверка на данните.
- Принципът на сложността. В него се казва, че пълноценният вътрешен контрол и одит трябва да обхваща обекти от различен тип.
- Принципът на разделяне на задълженията. Той предвижда разделение на функциите между специалистите по такъв начин, че те да сведат до минимум злоупотребата с власт и да не позволяват на лицата да скриват проблемни факти.
- Принципът на одобрение и разрешение. Той предвижда, че трябва да се осигури формална координация на всички текущи финансови и икономически операции от съответните длъжностни лица в рамките на техните правомощия.
Основни изисквания за успех
Вече покрихме вътрешния одит доста добре. Качествата, необходими за повишаване на нивото на ефективност са:
- Иск за нарушение. Предвидява необходимостта от създаване на специфични условия, които поставят организацията или нейния служител (техната група) в неизгодно положение и стимулират елиминирането на отклоненията.
- Избягване на твърде голяма концентрация на първични контроли върху едно лице, което може да доведе до неправилно докладване и/или злоупотреба.
- Изисква се интерес на администрацията. Трябва да се осигури справедливо и взаимно сътрудничество на служителите по контрола и управлението.
- Изискване за пригодността (приемливостта) на методологията за вътрешен контрол. Осигурява, че целите и задачите трябва да бъдат рационални и целесъобразни, както и разпределението на изпълняваните функции.
- Искането за непрекъснато усъвършенстване и развитие. С течение на времето дори и най-модерните методи стават остарели. Следователно системата трябва да бъде гъвкава и адаптирана към нови задачи, дори и с корекции.
- Изискване за приоритет. Контролът върху дребните операции не трябва да отвлича вниманието от наистина важните задачи.
- Изключване на ненужни контролни стъпки. Необходимо е да се организират дейностите рационално, без да се харчат допълнителни средства и труд.
- Изискване за единна отговорност. Искането за действие и наблюдение трябва да бъде от един център (индивидуален или специфична група).
- Изискването за регулиране. Ефективността на системата за вътрешен надзор директно зависи от това какви и колко проблеми са предвидени в нормативната документация.
- Изискване за потенциално функционално заместване. Ако едно звено за вътрешен контрол временно се е оттеглило от процеса на преглед, това не трябва да се отразява неблагоприятно на процедурите или да прекъсва дейности.
За ефективността и ефективността
При сравняване на външния и вътрешния одит се образуват два значими лагера, всеки със собствена визия за това кое е най-подходящо. Те подкрепят позициите си с доста сериозни аргументи. По този начин добрият вътрешен одит може да се основава на познаване на вътрешните механизми в организацията и да идентифицира много потенциално опасни или обещаващи точки, докато привличането на външни специалисти позволява да се сведе до минимум личното съчувствие и да се гарантира безпристрастността на одита. По принцип всяка организация, в зависимост от обстоятелствата, взема самостоятелно решение за това чии услуги да използва, но от мениджърите зависи да подобрят резултата от своята работа.
Как да подобрим ефективността на вътрешния контрол?
Всички искаме повече с по-малко ресурси. Възможно ли е да се разгледа процесът на вътрешен одит и да се повиши неговата ефективност? доста. Какво трябва да се направи за това? Най-простият вариант е да се разработят етични норми и професионални стандарти. Ако те са адекватни, то едно от тяхното спазване ще позволи да се постигне високо качество на работа.
В допълнение, висшето ръководство трябва периодично да одитира системата за вътрешен контрол. Какво трябва да направят инспекторите? Какъв е идеалният им портрет? Институтът на вътрешните одитори работи в Съединените щати от 1941 г. В Руската федерация тази структура тепърва започва да се заражда, така че използваме опита на чуждестранни колеги. Институт на вътрешните одиторииздаде редица препоръчителни документи, в които основният залог е:
- Независимост. Подразбира се безпристрастно изпълнение на техните задължения и изразяване на обективни преценки. В същото време не е нужно да разчитате на преценките на колегите.
- Обективност. Тази точка следва пряко от предишната. Обективността изисква работата да се извършва с умения и почтеност. Когато съставя доклад, специалистът трябва ясно да отдели фактите от спекулациите.
- Лоялност. Това означава, че вътрешните одитори не трябва съзнателно да участват в неподходящи или незаконни дейности, които могат да доведат до дискредитиране на резултатите.
- Отговорност. Предполага се, че специалистът трябва да изпълнява работата единствено в рамките на своите възможности и професионална компетентност. Той също трябва да носи отговорност за действията си.
- Поверителност. Трябва да се внимава при използването на информацията, достъпна по време на служба.
Краен пример
Това е краят на статията. Вече разгледахме какво представляват вътрешните одити. Един пример ще затвърди придобитите знания. Да кажем, че имаме търговска структура. Изведнъж започва да се отчита спад в приходите, въпреки че натоварването и текучеството не са се променили. За да се установи причината, започва вътрешен финансов одит. Първоначално има запознаване с документацията, която описва движението на средствата,операции и други подобни. Проучва се правилността на дизайна и липсата на признаци на фалшификация. Ако в този случай не може да се открие нищо подозрително, тогава вътрешният финансов одит преминава към етапа на съгласуване на реалната ситуация и ситуацията, показана в документацията. Като пример проверява в склада дали посочените материали, заготовки, части от оборудване наистина съществуват. Обръща се внимание и на консумативите. Така че, ако една кола изминава 100 километра на ден и в същото време успява да изразходва 50 литра бензин, това би трябвало да е подозрително. Необходимо е внимателно да се проучат всички възможни аспекти на възникването на липси, отпадъци и кражби. След приключване на вътрешния одит документацията трябва незабавно да бъде предоставена на висшето ръководство, за да се предотврати влошаване на идентифицираните проблеми и да се улесни приемането на адекватни бързи коригиращи действия.
