В междуличностните отношения важен е не само разговорът, но и кореспонденцията, тъй като информацията, представена в текстова форма, е по-лесна за възприемане, може да бъде записана и достъпна много пъти. В съвременния свят се смята, че писането на писма е остаряло и неуместно занимание. Всъщност в ежедневието хората много често се обръщат към епистоларния жанр. Ето защо е много важно да разбирате стиловете на писане и да имате уменията да ги пишете.
Какво е "стил"
Какво се разбира под стил в лингвистиката? Стилът на реч, текст, писане е съвкупност от определени езикови средства, с които човек изразява своите мисли устно или писмено. Има пет основни функционални стила на реч на руски:
- разговорен;
- художествен;
- журналист;
- научен;
- официален бизнес.
Някои лингвисти разграничават още два допълнителни стила: изповеден и епистоларен. Последното си струва да се опише по-подробно.
Видове букви
Епистоларният стил е набор от езикови техники, които се използват при писане на писма. Името му идва от гръцката дума epistola, която може да се преведе като "писмено съобщение". В една или друга ситуация този стил заимства характеристиките на основните стилове на речта.
В зависимост от адресата и целта на съобщението кореспонденцията се разделя на няколко типа или стилове на писане:
- Неофициално.
- Официален (бизнес).
Ако целта на писмото е обмен на каквато и да е научна информация, тогава такава кореспонденция съдържа характеристиките на научен стил. Епистоларният стил също се използва много често в журналистиката, когато авторът в писмото си може да се обърне както към конкретно лице, така и към цялата публика, призовавайки за действие.
Характеристики на буквите
Характеристиките на всеки стил на писане са различни, но има определени характеристики, които ги обединяват. При съставянето на всяко съобщение е много важно да се следва определена структура. Необходимо е да се отделят адресат и адресат, да се определи тяхната социална роля. Изложете същността на съобщението възможно най-точно и кратко с помощта на езикови инструменти, които са правилно подбрани за тази ситуация.
В зависимост от целта, авторът на писма може да използва различни изрази и зададени фрази. Кореспонденцията обикновено разкрива личността и личността на адресата. В по-голяма степен това се изразява в неформалния стил на писане, когато авторът има повече възможности да използва оригиналния езикобрати или друго средство за предаване на мислите и чувствата си на адресата. Писмото не е само писмен монолог, понякога в него има елементи на диалог, например, когато авторът се обръща към получателя. Епистоларният стил също се характеризира с комбинация от устна и писмена реч.
Различните стилове на писане представляват различни модели на писане и използват различни клишета. За да постигнете най-добрия резултат и информационно съдържание на съобщението, е полезно да знаете техния състав и правила за писане.
Структура на имейла
Определящата характеристика на епистоларния стил е композицията. Хората се губят в разнообразието от видове кореспонденция, което повдига въпроса как се пише писмо. Общата структура на всички букви може да се сведе до следните елементи:
- Начало, уважителен адрес към адресата.
- Основната част, разкриваща същността на посланието.
- Краят или заключение, което обобщава всичко написано.
- Подпис на автора и дата на писане.
- В някои случаи постскриптум (P. S), който съдържа допълнителна информация.
Лично писмо
Стилът на лично писане е най-интересният и разнообразен. Такива съобщения са нещо като страница на дневника, в която авторът изразява своите най-съкровени мисли и преживявания. Степента на тяхното разкриване зависи от близостта на връзката между изпращача и получателя.
Адресати на лични писма обикновено са членове на семейството, роднини, приятели. Естеството на такава кореспонденция е интимна и строго поверителна;авторът е ясно проследен в цялата история или изповед. Това може да бъде разказ за минали събития, разсъждения по различни теми, наблюдения или съвети. Креативността тук е невероятно голяма, защото подателят разполага с огромен арсенал от художествени и изразни средства. Те помагат за по-ясно отразяване на чувствата и усещанията на автора по определен повод, по някакъв начин изпълняват функцията на изражение на лицето в общуването на живо. И така, личните писма са много емоционални и изразителни, защото в тях авторът много често не се колебае в силни изрази, понякога дори използва нецензурни думи.
Лично съобщение няма строги правила за правопис, освен основните, общи за всички стилове на писане на епистоларен текст. Тук се насърчава свободата на авторовата мисъл, непринудеността и естествеността.
Писма в научната дейност
Писмата в научната област се съставят с цел обмен на научна информация между учени. Това е един вид научен доклад, адресиран до конкретно лице. Научният стил на писане се характеризира с точност и последователност на изложението. Нееднозначно тълкуване на тази или онази информация тук е неприемливо, материалът трябва да се разбира недвусмислено. Използването на тези и термини помага за постигането на тази цел. Научната информация трябва да бъде подкрепена и с неоспорими факти, които потвърждават нейната автентичност.
Целите, за които се създава научното писане, изискват монотонност и сухота на изложението. Разбира се, такова послание е лишено от изразителност,обективността играе решаваща роля в него. Най-често представянето на материала в научното писане става под формата на монолог. Авторското начало в такова писмо е сведено до минимум. Тук е важно да се съсредоточите върху съдържанието на писмото, а не върху гледната точка на човека, който го е написал. Въпреки това, личното мнение на подателя все още се показва до известна степен, макар и имплицитно.
Епистоларен стил в журналистиката
Основната цел на публицистичните произведения е да въздействат на читателя с помощта на добре структурирана реч, да го вдъхновят с някаква мисъл или идея. За да постигнат тази цел, много журналисти се обръщат към формата на писмо, което публикуват в медиите. Такива съобщения могат да бъдат два вида: с и без адресат. Писмо без конкретен получател е предназначено за широк кръг от хора. В тях актуални теми или събития се поставят на вниманието на обществеността. В журналистиката има писма, адресирани до конкретно лице, като държавни глави или други медийни личности. Тяхната задача е да накарат влиятелни адресати да решават належащи проблеми, да изискват незабавни действия.
За разлика от научното писане, журналистическият стил на писане е по-субективен и противоречив. За отразяване и оценка на актуални събития публицистът умело манипулира различни изразни средства.
Правописни функции
Журналистите внимателно избират социално важно събитие и го анализират изчерпателно от гледна точка на автора на писмото или неговия клиент. Освен това се прави определена преценка и се предлагат решения.описания проблем. При съставянето на такова писмо са много важни уменията за убеждаване, както и познаването на човешката психология. Като ги прилагат на практика, публицистите насочват дискусията в посоката, от която се нуждаят, като по този начин оставят почти никаква свобода на избор на читателите.
Официално писмо
В системата за класификация на буквите официалният стил на писане заема специално място. Използва се в бизнес кореспонденция, е междукорпоративен комуникационен канал. Официалното писане има много видове, които изпълняват различни функции. Освен това има ясна структура и строги правила, от които не бива да се отклонява. Бизнес писмо използва средствата, присъщи на официалния бизнес стил на реч. В повечето случаи такова съобщение има конкретен адресат, например юридическо лице или физическо лице.
Спецификата на деловия стил на писане се крие в неговия сух, официален и монотонен език. Използва огромно количество канцеларски материали, печати, клишета и стандартни завои, както и различни видове съкращения. Информацията се представя чрез прости общи изречения. Тонът на официалните писма е неутрален, представянето на информацията е възможно най-логично и последователно. Всичко това допринася за решаването на основната задача на бизнес кореспонденцията: точно, кратко и обективно да предаде конкретно послание, като го лиши от емоционална окраска и субективност.
Видове официални писма
В зависимост от съдържанието бизнес писмата се делят на много видове. Обикновено във всяко официално писмо се повдига един въпрос. Ако е необходимо незабавно да се разрешат две или повечепроблеми, няколко вида се вписват в едно съобщение.
Разграничават се следните типове бизнес писма:
- Корица - писмо с инструкции за изпращане на документи.
- Гаранция - потвърждение и консолидиране на определени условия.
- Ден на благодарността - израз на благодарност и желание за по-нататъшно сътрудничество.
- Покани - официална покана за участие в събитието.
- Поздравления.
- Информация.
- Промоция или оферти за сътрудничество.
- Заявки.
- Известия.
- Заявки.
- Отговорно писмо.
Съставяне на бизнес писмо
Как да напиша правилно официално писмо? Важно е да знаете и правилно да прилагате законите за съставяне на такива съобщения. На първо място, трябва да вземете решение за темата на писмото и неговия вид. Тук трябва да вземете предвид цялата информация, за която адресатът вече знае, и, като се започне от това, внимателно да разгледате съдържанието и представените аргументи. Писмото трябва да е възможно най-информативно и логично, без излишни отклонения и вода.
Има две групи бизнес писма: едноизмерни и многоизмерни, или прости и сложни. Едноизмерните съобщения са кратки и разглеждат само един проблем. Те обикновено не изискват отговор. Многоизмерните букви повдигат няколко въпроса и следователно са по-сложни по структура. Техният състав трябва да се разгледа подробно.
Текстът на сложно писмо се състои от няколко части. ATпървата част посочва мотивите, подтикнали автора да напише съобщението, предоставя необходимите аргументи. Тук е необходимо да се отговори на въпроса за целта, за която е създадено това писмо. Във втората част авторът прави изводи, прави предложения, решения на поставения проблем и иска.
Структури на някои видове официални писма
Писмо за искане:
- Причината зад искането.
- Самата заявка.
- Желен резултат, изразяване на благодарност и желание за сътрудничество, ако искането бъде удовлетворено.
Писмо за искане:
- Причина за важността на заявката.
- Самата заявка.
- Резултат, ако заявката е изпълнена.
Мотивационно писмо
- Материална забележка.
- Информация за материалите.
Отговор на писмо за отказ на заявка
- Дублиране на по-ранна заявка.
- Причина за отхвърляне.
- Изявление на факта на отказ или отхвърляне.
Понякога писмото с отговор предоставя алтернативни начини за разрешаване на повдигнатия проблем.
Модерната офис работа използва предимно едномерни официални букви.
Дизайн на букви
Бизнес кореспонденция се извършва на бланки за официални писма. Те трябва да отговарят на правителствените стандарти и да съдържат следните елементи:
- Лого на юридическо лице.
- Име на юридическото лице (автор на писмото).
- Контакти (адрес, номертелефон, имейл, уебсайт).
- Дата на писмото.
- Регистрационен номер на писмото.
- Препратка към датата и номера на входящото съобщение (ако е писмо за отговор, например).
В края на писмото подателят посочва следната информация:
- Позиция и фамилия с инициали на лицето, подписващо писмото.
- Позиция и фамилия с инициалите на компилатора (ако той не постави своя подпис).
- Списък с приложения (ако има).
В допълнение към спазването на официалните правила, хартията играе важна роля в дизайна (ако писмото се изпраща по обикновена поща). Ще се различава в зависимост от типа бизнес съобщение. Например обикновената бяла хартия е подходяща за обикновено официално писмо. За писма с покани, поздравления, благодаря, най-добре е да изберете плътна или релефна хартия. Писмата за продажба изглеждат добре на цветна хартия.
Клишета и зададени фрази
Официалните правила за стил на писане изискват използването на готови езикови формули. Следните конструкции могат да се използват в различни ситуации:
При обосноваване на причини и мотиви:
- Поради липса на финансова помощ…
- Поради тежката икономическа ситуация…
- За да работим заедно…
- Според писмото ви…
- Съгласно протокола…
- В отговор на вашата молба…
- В потвърждение на нашето споразумение…
- За да се увеличи отчетността…
- За вашата заявка…
Когато пишете писмо с молба:
- Моля, помогнете…
- Моля, изпратете на нашия адрес…
- Моля, участвайте…
- Моля, вземете мерки…
- Моля, имайте предвид…
- Моля, бъдете информирани…
- Моля, ликвидирайте дълга…
За вписване в мотивационни писма:
- Изпращане на информация…
- Връщане на референтни материали…
- Изпращаме договора, подписан от наша страна…
- Изпращане на справочна литература… и т.н.
Имейлите за потвърждение започват така:
- Потвърждавам…
- С благодарност…
При съставяне на писмо за отговор (не удовлетворяване на заявка):
- Вашата оферта е отхвърлена поради следните причини…
- Изпратеният ни проект на съвместен план за действие е проучен. Считаме го за неприемливо поради следните причини…
- Разглеждаме молбата ви за съвместна работа…
Последните думи от текста на писмото могат да бъдат следните:
- Молим ви да ни изпратите информацията.
- Молим ви да не отлагате отговора си.
- Извинете за забавянето на отговора.
- Надяваме се, че нашата молба ще бъде удовлетворена.
При съставяне на писма с покани:
- Добре дошли да участвате…
- Моля, изпратете представител…
При съставяне на гаранционно писмо:
- Гарантирано плащане…
- Гарантирано качество на продукта…
- Гарантирани крайни срокове…
Тези празни места ще ви помогнатнаправи го както трябва.
