Комуникацията между хората ще бъде неефективна, ако събеседниците не знаят как да управляват конкретната комуникационна ситуация, в която се намират. Тя може да бъде много нестабилна. Партньорите трябва ясно и адекватно да реагират на промените в неговата структура и да могат да не показват (или показват, но правилно) собствените си реакции.
Нека разберем терминологията
В тълкуването на значенията на думите "комуникация" и "комуникация" има много прилики, но има и разлики:
- Общуването често се случва като речев акт на лично ниво, с предаване на не само суха информация към партньора, но и емоционално отношение към предмета на разговор.
- Комуникацията е по-малко фокусирана върху чувствата и преживяванията на участниците и включва бизнес отношения в процеса на обмен на всякаква информация.
По този начин разликата в тези понятия се състои във факта, че първото от тях отразява психологическите аспекти на човешкото взаимодействие, а второто се отнася до техническата страна на взаимната информация.
Bв резултат на общуването и получаването на различна информация отвън по различни канали, човек се развива като личност, опознава света и се научава да използва предимствата му, да установява, казано научно, комуникационни връзки с другите в собствени интереси.
Схема на комуникационния процес
За обмен на каквато и да е информация са необходими поне двама участници в този процес: първият е подателят, инициаторът на комуникация, вторият е получателят на информацията. За да бъде правилно възприет и интерпретиран от адресатора, изпращачът трябва да се погрижи за неговата наличност: да вземе предвид възрастта, нивото на образование и степента на интереса му към предмета, да избере правилния метод за кодиране (средство за комуникация) и предавателен канал. Кодирането става с помощта на букви, рисунки, снимки, диаграми, таблици, устна реч. Много важни неща могат да бъдат съобщени, например чрез езика на тялото, изражението на лицето, гласовите интонации, специално поведение, специално облекло.
Канали за предаване: телефон, телеграф, поща, средства за масова информация, лична комуникация.
Получателят декодира получената информация и, ако е необходимо, сам става изпращач: избира необходимия материал за отговора, метод на кодиране, избира средството за предаване, изпраща го до комуникационния партньор.
Комуникативният процес може да бъде кратък, едностранен (заповед на директора на институцията) и дългосрочен, когато взаимодействието между неговите участници се осъществява многократно (например планиране на работата на предприятието). Ефективността му зависи отколко добре участниците владеят комуникационните технологии.
Какво е "комуникативна ситуация"?
Ситуацията е комбинация, сливане на различни условия за съществуването на нещо. Тя може да бъде благоприятна и неблагоприятна, краткосрочна и дългосрочна, управляема и неуправляема, променлива и стабилна.
Анализът на комуникативната ситуация показва, че нейната същност зависи от условия като:
- кои са неговите членове,
- в каква връзка са,
- какви цели се преследват,
- какви са средствата и начините за тяхното общуване,
- избиране на неговото местоположение и тон (приятелски, враждебни, неутрални, официални).
С промяна на един или повече от тези показатели се променя и цялата ситуация на комуникация, което води или до постигане на целите, поставени от участниците в нея, или, обратно, до неразбиране и несъгласие..
Комуникация, насочена към хората
Основните комуникативни ситуации според А. А. Леонтиев и Б. Х. Бгажноков са личностно-ориентирани и социално-ориентирани. Класификацията на видовете и видовете комуникация е обширна в зависимост от методологическите подходи за тяхното изследване.
Лично ориентираната комуникация е насочена към формиране на личност (дете, ученик, студент, работник, пациент) на собствен опит по всякакъв повод, към обмяна на мнения, емоции, знания. Комуникацията, комуникативната ситуация се изгражда по подобен начин от специалисти, работещи в областта на обществените услуги.(медицински, образователни, културни, социални).
Отчитайки личните качества, ниво на възпитание, общо развитие и знания, място, време на общуване, присъствие или отсъствие на други лица, нивото на отношения с детето, възпитателят създава определена комуникативна ситуация. Пример: той, като се грижи за индивидуален подход към индивида, избира целта, средствата и методите, тона на общуване с ученика. В същото време той взема предвид и собственото си емоционално състояние, тъй като такива негативни чувства като гняв могат да доведат до нежелани изявления и действия.
Социална комуникация
Този тип комуникативна дейност се различава от ориентираната към личността по следните начини: тя се основава на социално ориентирани взаимоотношения, които са продиктувани от обективни, а не от субективни фактори.
Целта на социално ориентираната комуникация е пряко или косвено въздействие върху членовете на обществото с помощта на приетите норми и правила. Този вид взаимодействие съществува между членовете на трудовия колектив, между ръководители и подчинени и може да се осъществява при преки контакти и индиректно чрез писмени заповеди, заповеди, уведомления, отчети.
Спазването на служебния етикет изисква избор на вербални и невербални средства за комуникация, неговия стил, цели, продължителност и отчитане на ситуацията. Социалната комуникативна ситуация на отношенията между подчинен и началник, например, изключва познаването, което понякога е допустимо в неформална обстановка, но изисквакраткост и яснота на изложението на проблема, използване на професионални термини.
Срещите и общите събрания изискват спазване на правилата за изказвания, тяхната практическа валидност.
Ръководството, което се грижи за социалното и комуникативното развитие, за социалната ситуация в екипа си, намира възможности за подобряване на културата на своите членове в областта на официалното и междуличностното общуване.
Комуникационни бариери ("шум")
По време на живота човек попада в различни комуникативни ситуации или сам ги създава. Речта му трябва да бъде ясна, достъпна, точна. Това е индикатор както за собствената му култура, така и за уважението към неговия комуникационен партньор.
Много недоразумения, оплаквания, резерви, нерешени проблеми между хората възникват поради различни смущения („шумове”), които възпрепятстват нормалното развитие на комуникативната ситуация. Тези бариери са много и те възникват по различни причини:
- заради пристрастно, враждебно, неуважително отношение към събеседника;
- поради невъзможността да го слушате или чувате, да се концентрирате върху същността и логиката на разговора;
- поради некомпетентност в обсъжданата тема;
- поради невъзможността за ясно и компетентно артикулиране на мисли, използвайте неезикови средства: изражения на лицето, жестове, движения;
- поради липса на култура на реч и поведение;
- заради невъзможността или нежеланието да признаят грешките си и деликатно да отговорят на другите;
- поради лоша организация на разговора:неговото място, време, продължителност, структура са избрани неправилно.
Успехът в постигането на поставените цели до голяма степен зависи от позитивната нагласа и умението да определите психологическото състояние и типа на събеседника от първите минути, да се приспособите към него.
Подготовка за комуникация
Подготвената комуникативна ситуация трябва да бъде комбинация от желани, а не случайни обстоятелства.
- Когато се подготвяте за сериозен разговор с човек или публика, трябва внимателно да проучите темата, мненията на влиятелни хора, реални факти, планирани бизнес перспективи.
- Избран визуален материал (графики, илюстрации, мостри, снимки, видеоклипове) стимулира интереса към дискусия.
- Обмисленият план на срещата я прави конкретна и делова.
- Опитайте се да получите надеждна информация за събеседника: кръг от интереси, характер, психологически тип.
- Измислете начини да активирате всички участници в контакта.
- Костюм, поведение трябва да впечатлява партньора, да го разположи на общуване.
- Уверете се, че няма разсейване: обаждания, посещения.
Всяка комуникация, лична или бизнес, има свои собствени цели за участниците и следователно изисква подготовка, обмислена структура и съдържание от тяхна страна.
Ефективност на комуникационните връзки
Изразите "лоша връзка", "разтеглена връзка" се отнасят до непродуктивна връзка или липса на такава.
Не всяка комуникация завършва с удовлетворениеинтересите на всички негови участници: някой е постигнал напълно целите си, някой - частично, а преговорите на някого завършиха напълно безрезултатно. Първият участник обаче получи това, което искаше, но се скара с всички останали. Вторият и третият, недоволни от резултатите, поддържат нормални бизнес контакти и възнамеряват да продължат да ги поддържат. Съответно за тях комуникативните връзки се оказаха ефективни, тъй като отношенията бяха запазени. В бъдеще това ще им позволи да обединят усилията си за решаване на други проблеми.
Важен закон за комуникация
Подготовката и изпълнението на комуникационни сценарии изисква много вътрешна енергия от всеки един от участниците, ако той с всички средства иска да постигне желаната цел. Това е един от законите за ефективна комуникация.
Безусловната учтивост, спокойствието дори в провокативна ситуация, поддържането на лично достойнство демонстрират вътрешна сила и вдъхват уважение. Участникът в комуникацията трябва да бъде внимателен и открит, готов за компромис и твърд в онези въпроси, при които отстъпките са невъзможни.
Усилията изискват демонстрация на доброжелателно отношение към партньора, готовност за предоставяне на необходимите и достатъчни обяснения, доказателство за невинност. Разбирането и отчитането на емоционалното състояние на събеседника, потискането на собствените негативни преживявания в интерес на каузата не е лесна задача.
Правилна реч, способността да се убеждава, настоява и се съгласява, управлява комуникационния процес - резултатът е не самовъзпитание, обучение и опит, но и много вътрешна работа върху себе си.
