При представяне на резултатите от работата е много важно да подготвите своето обръщение към аудиторията, като вземете предвид основните изисквания за устна комуникация. Дизайнът на доклада осигурява ясно и кратко представяне на информация, която лесно се възприема от аудиторията. В съответствие с това е важно да спазвате правилата за представяне на доклада, което ще ви помогне да направите речта си интересна.
Основната цел на говорещия е основно да:
- да информирате слушателите за нещо за кратък период от време;
- демонстрирайте визуален материал (диаграми, графики, диаграми…);
- опитайте се да предадете информация по най-лесно достъпните начини;
- за да изкристализирате най-полезната и важна информация от целия том, представяйте данни и факти, така че да са лесни за запомняне.
В зависимост от целта, предмета, сферата на дейност, в която е публикуван, дизайнът на доклада също зависи. Можете да напишете съобщение в свободна форма и също така свободно да се държите с говорещия по време на демонстрацията. Понякога е необходимо да се спазванеобходими градивни елементи.
Например, дизайнът на докладите в научната област винаги е структуриран и идентичен с научната работа, върху която се предлага презентацията.
Нека да разгледаме основните компоненти на отчета. Като пример да вземем дизайна на доклад, представляващ научна работа. Подобен алгоритъм на действия е подходящ за изготвяне на доклад по всяка тема.
- Текстът трябва да започва с поздрав. Например: „Уважаеми присъстващи, членове на комисията, гости (тук трябва да посочите основните групи присъстващи, в зависимост от естеството на събитието)!“
- За запознаване на присъстващите с ясно заглавие на темата на доклада. Можете да направите това: „Вниманието ви е поканено към доклад по темата … Позволете ми да започна с …“(Ако това е научна тема, тогава можете да започнете с уместността на предложената тема, след което да продължите към целта, задачите и след това към прегледа на процеса и резултатите).
- Освен това, след уводната част, можете да започнете да преразказвате основния процес на научни (маркетингови и др.) изследвания. Желателно е този преход да се подчертае с думи. Ще бъде по-лесно за публиката да се ориентира, а и за вас ще бъде по-лесно да задържите вниманието им. Може да се формулира по следния начин: „Нека сега да премина към основните резултати от изследването. Позволете ми сега да представя етапите на нашето изследване по-подробно.”
- Би било много добре да разбиете цялата информация на блокове. Това може да стане, като се предложи целият процес да се разглежда на отделни етапи. Например: „Изследване по темата… се проведе вняколко етапа. Сега ще поговорим накратко за тях. И така, на първия етап се обърнахме към….
Тази част от доклада е най-информативната, по-дълга, така че трябва да се уверите, че интересът на публиката не избледнява. Различни презентационни материали, съдържащи графики, диаграми, илюстрации и др., ще ви помогнат с това.
Но трябва да се помни, че прекомерното количество от тях може още повече да измори публиката и да предизвика раздразнение. Затова си струва да изберете най-важните и необходими слайдове, които подсилват речта ви, и избягвайте калейдоскоп от всякакви картини, които човек едва ли ще има време да види, камо ли да ги разбере.
- Струва си да се има предвид, че трябва ясно да разберете коя илюстрация придружава текста. Те трябва да съвпадат и да се допълват. В текста на целия доклад е много необходимо да направите бележки за това какво точно трябва да бъде слайдът на екрана, когато произнасяте определени думи.
- В края на доклада е необходимо накратко да се обобщят най-важните неща, за да се направи логично заключение. Да се изразя накратко. до какво стигнахте в заключенията си, какви пътища на развитие виждате по-нататък.
- Не забравяйте да изразите благодарност за вашето внимание, предложете да преминете към дискусията.
В заключение можем да кажем следното: „Благодаря (на някого) за възможността да говоря, на присъстващите за вниманието им. Предлагам да преминем към обсъждане на представените резултати.”
Както можете да видите, дизайнът на отчета трябва да бъде възможно най-структуриран. Това еще помогне на самия оратор лесно да се ориентира в информацията, да отговаря на въпроси, да може да се връща към текста отново и отново в случай на дискусионни точки, както и по време на цялата дискусия.
