Статията предоставя обяснения за такива понятия като входяща и изходяща документация, документооборот и неговата структура, документооборот, неговия режим и цикличност, вътрешна и външна документация. Дадени са начините за подчертаване на необходимата информация и нейното съхранение в текущи дела и архиви по време на работа в офиса.
Видове документни потоци
В тази епоха на информация е невъзможно да си представим функционирането на каквато и да е структура на производство, потребление, регулиране или разпространение без документация. Работата с документация в днешния бум на информация на хартиен и електронен носител става все по-сложна. Сменят се носителите на информация, променят се хората, които я обработват, променя се правното поле за използване на информацията. Концепцията и структурата на документооборота също подлежат на промяна.
Документ като единица за документооборот
Документът е информация, записана под формата на всеки материален обект. Документът може да бъде снимка, видео, аудиозапис, да не говоримхартиени носители и файлове. Но документът става документ само ако има редица необходими изисквания. Тези изисквания се наричат детайли и са задължителни характеристики, установени със закон или наредби за определени видове документи. За регистрация на организационни и административни документи, например, има GOST R 7.0.97-2016. Една от най-важните подробности е датата на документа (понякога дори часът).
Какво е документооборот
Потокът на документи е движението на документи между точките за създаване на информация, точките за обработка на информация, точките за съхранение на информация и преките потребители на информация. Документопотоците са много различни по вида на документите и тяхното съдържание, режим и цикличност, методи на движение и т.н.
Документопотоците в една организация (което означава и предприятия) са разделени по посока на входящи и изходящи. Всеки тип поток трябва да бъде отделен един от друг, за да се избегнат грешки и объркване при работа с документи.
Входящият документооборот се състои от документи, идващи в организацията по пощата, електронната поща, донесени нарочно (от куриери). Документите на входа трябва да бъдат сортирани, ненужните - извадени в кошчето. Необходимите или евентуално необходими документи трябва да бъдат записани в дневници (хартиени или електронни), като се посочват датата на получаване, името на документа и неговите данни (дата на документа, име на подателя и др.), организационната единица, към която документът е изпратен.
Изходящият документооборот се състои от документи, създадени ииздадени или обработени от организацията. На всички изходящи документи трябва да бъде присвоен сериен номер, те се проверяват за наличието на необходимите данни и тяхната коректност, те трябва да бъдат записани в дневниците, указващи датата (по правило това е датата, на която е подписан документът), изходящ номер и кода на отдела, изготвил документа.
Ако е невъзможно незабавно да се обработи документопотока (рязкото му увеличение), е необходимо да се увеличи броят на служителите, обработващи документи, за да се избегнат грешки и забавяния, които често са много скъпи за организацията.
Видовете документни потоци могат да бъдат много различни, всичко зависи от вида на дейността на организацията и методите на нейната работа.
За големите организации и предприятия правилно структурираният документооборот е също толкова важен, колкото и потокът от материали или продукти. За големи потоци документи се разработват и прилагат дори документални технологични процеси.
Концепцията за външни и вътрешни документни потоци
В допълнение към входящата и изходящата информация в една организация, вътрешна, т.е. информация, създадена и използвана само в рамките на самата организация. Тази информация може да има известна степен на секретност и да не е публично достъпна дори в рамките на един и същи отдел. Обменът на писма между отделите на една и съща организация обикновено не се приема. За документална комуникация се използват така наречените служебни бележки (доклади, обяснителни бележки, удостоверения), подписани от ръководителите на отдели. В допълнение към бележките ворганизации изпълняват поръчки, инструкции, сертификати, техническа документация и друга документация.
Вътрешният документооборот поради тези причини трябва да бъде ясно регламентиран, така че секретната информация да не попада на обществени места, дори под формата на извадки или части. Следователно вътрешната информация не е предназначена да излиза извън рамките на организацията, а понякога и извън границите на едно звено. В този случай такава информация се прехвърля от отдел на отдел само с разрешение на ръководителя на отдела и задължително се записва по време на предаването (дори в архива на организацията) в специални списания, посочващи получателя и потвърждаващи правомощията му да получава (разрешение за работа с документи).
Параметри на документооборота
Документопотокът е сложна система, характеризираща се със следните параметри:
- съдържание (или какви функции изпълнява);
- структура;
- режим и цикличност;
- посока;
- обем;
- други.
Съдържание или функционалност
Този параметър на документооборота е списък на документите, използвани от организацията, и състава на информацията, съдържаща се в тези документи. Тази стойност е постоянна за малък брой организации, чиято дейност е много специфична и постоянна във времето (обикновено това са съдилища, архиви, регистри и други непроизводствени организации). За повечето организации, особено производствените, документооборотът е непостоянна стойност, която се променяв зависимост от различни промени: вид дейност, партньори, технологии, материали, законодателство и други изисквания за промяна на производството и временни промени.
Структура на потока от документи
Концепцията и структурата на работния процес могат да бъдат описани от характеристиките, с които се дава класификацията на документите и тяхното индексиране, цялата система за ориентация се формира в референтния апарат на документите на организацията. Обикновено такава структура съответства на типа и целта на документния поток.
Режим и цикли
Тези параметри определят промените в натоварването на входящата информация във времето. Това например е рязко увеличаване на обема на работа с личните досиета на кандидатите на образователна институция по време на приемната кампания или с документите на студентите по време на сесиите и дипломирането.
Такива промени са свързани с вътрешните ритми на организацията и обикновено са доста предвидими и планирани.
Промени в посоката на документния поток
Тези промени са свързани със съдържанието на работата на блока за обработка на информация. Това са разлики в начините за регистриране на документи, начините за следене на сроковете за изпълнение на документи, начините за запознаване с тях и най-вече одобряването и съгласуването на различни документи. Промените в посоката на документните потоци също ще бъдат повлияни от вътрешни промени в структурата и посоката на организациите.
Обем на документооборота
Обемът на документопотока е суматадокументи (както оригинали, така и копия), които могат да бъдат изразени както чрез броя на самите документи, така и чрез броя на листовете, знаците, броя на изпълнителите и лицата, с които е съгласуван документът. Например броят на партньорските организации, с които трябва да се споразумеете за договор или с които трябва да го подпишете.
Работният поток на организацията включва общия брой документи във всички потоци.
Подобряване на работата с документооборота в организацията
За да се подобри тази работа, е необходимо да се проучи целия процес на документиране, да се установят ясни препоръки, които правят процеса технологично компетентен: премахване на дублирането при работа с документи, изключване на одобрение на документи от отдели, които не са свързани с него. Колкото по-голям е документооборотът, толкова по-натоварен е административният апарат на организацията или поне по-голямата част от него.
Една от основните точки за подобряване на работата на персонала с документи е нивото на тяхната професионална подготовка на всички етапи от документооборота, оптималната натовареност на персонала, ясното регулиране на работата с документ във всеки отдел.
Регулирането и стандартизацията с големи потоци документи правят възможно използването на механизация и автоматизация на офиса, намаляват броя на служителите, работещи с документи до оптималния брой.
За съжаление информацията за обема на документооборота обикновено се подценява поради несъвършени счетоводни методи.
Основнаизисквания за модерност за документооборота
- Регулярност. Всяко задръстване или неизправност в потока от информация в човешката дейност води до нарушаване на цялата система като цяло. Увеличаването на обема на документите трябва да се обмисли и планира предварително.
- Управляемост. Потокът от информация може и трябва да бъде управляван. Офисната система трябва да бъде не само стабилна, но и гъвкава при работа; персоналът трябва да бъде универсално обучен за всички офис операции.
- Постоянно подобряване на ефективността на работния процес чрез рационализация, механизация и автоматизация на труда.
- Редовно съставяне и актуализиране на маршрутно-технологични карти на движението на документи с указания за срокове, изпълнители и др.
- Стандартизирането на документите, методите на тяхната обработка, правилното архивиране, определянето на места за съхранение за всеки документ ускоряват търсенето на документи и работата с тях.
