Дизайн организационни структури е методология стъпка по стъпка, която идентифицира дисфункционалните аспекти на работния процес, процедурите и системите, пренастройва ги към текущите бизнес реалности и цели и след това разработва планове за прилагане на нови промени. Процесът е насочен към подобряване както на техническите, така и на кадровите аспекти на бизнеса.
За повечето компании процесът на проектиране води до по-голямо подобрение в организацията, резултатите (рентабилност, обслужване на клиенти, вътрешни операции) и служители, които са овластени и отдадени на бизнеса.
Отличителният белег на процеса на проектиране е цялостен и холистичен подход към организационно подобрение, който засяга всички аспекти на корпоративния живот, така че можете да постигнете следните ползи, когато разработвате правилната методология:
- Страхотно обслужване на клиенти.
- Увеличете рентабилността.
- Намаляване на работатаразходи.
- Подобрена ефективност и време на цикъла.
- Култура на отдадени и ангажирани служители.
- Ясна стратегия за управление и разрастване на вашия бизнес.
Дизайн се отнася до интегрирането на хора с основни бизнес процеси, технологии и системи. Добре проектираната организация гарантира, че формата на компанията е в съответствие с нейната цел или стратегия, отговаря на предизвикателствата, свързани с реалностите на бизнеса, и значително увеличава вероятността колективните усилия на хората да бъдат успешни.
Когато компаниите растат и предизвикателствата във външната среда стават все по-сложни, бизнес процесите, структурите и системите, които някога са работили, се превръщат в бариери пред ефективността, обслужването на клиенти, морала на служителите и финансовата рентабилност.
Организации, които не се актуализират периодично, страдат от симптоми като:
- Неефективен работен процес без разбивки и стъпки с добавена стойност.
- Прекалено усилие ("нямаме време да го направим както трябва, но имаме време да го направим отново")
- Фрагментирана работа с малко внимание към по-голямото благо.
- Липса на знания и ориентация към клиентите.
- Липса на отчетност ("Това не е моя работа").
- Прикривайте и обвинявайте, вместо да идентифицирате и решавате проблеми.
- Забавяне при вземането на решения.
- Хората нямат информация или правомощия да решават проблеми.
- Мениджмънтът, а не фронтовата линия, е отговорен за решаването на проблеми, когато нещата се объркат.
- Трябва многовреме е да направя нещо.
- Системите са лошо дефинирани или засилват лошото поведение.
- Недоверие между работниците и ръководството.
Използвани методи
Важно е да се има предвид, че са включени различни системи за взаимодействие. Докато процесът на проектиране на организационни структури е адаптивен към размера, сложността и нуждите на всяка фирма, той не се ограничава до вътрешните изисквания на висшето ръководство. Всеки път за решение се разработва индивидуално. Самата система се основава на следните методи, които ще бъдат изброени по-долу.
1. Харта на процеса на планиране
Като висши ръководители вие се събрахте, за да обсъдите текущите бизнес резултати, състоянието на фирмата, екологичните изисквания и необходимостта да се впуснете в такъв процес. Какви са следващите действия? Вие създавате харта за процеса на организационно проектиране. Включва „причината за промяна“, желаните резултати, обхват, разпределение на ресурсите, време, участие, комуникационна стратегия и други параметри, които ще ръководят проекта.
От време на време ръководството може да премине през процес на стратегическо планиране или процес на развитие на екип, преди да започне инициатива за промяна на проекта, в зависимост от това колко ясно разбират стратегията си и колко добре работят заедно като екип.
2. Разработване на нова политика
Управленският екип (или други, които са били поканени да участват в процеса) гледат напред и проектират организационниструктури, които включват препоръки за „идеално бъдеще“. На това ниво стъпките в този процес включват:
- Определете основния си принцип на организация.
- Оптимизиране на основните бизнес процеси, които водят до приходи или резултати за клиенти.
- Документация и стандартизиране на процедурите.
- Организиране на хора около основните процеси. Определяне на броя на персонала, необходим за основната работа.
- Определете задачи, функции и умения. Какви са показателите за ефективност за всяка екипна функция? Как са съдени и държани отговорни?
- Определете нуждите от оборудване, оформление и персонал за различни екипи и отдели в цялата организация.
- Определете ресурси за поддръжка (финанси, продажби, персонал), мисия, персонал и къде трябва да бъдат разположени.
- Определете структура на управление, която осигурява стратегическа, координираща и оперативна подкрепа.
- Подобряване на системите за координация и развитие (наемане, обучение, възнаграждение, споделяне на информация, поставяне на цели).
В даден момент процесът на проектиране се превръща в планиране на преход, тъй като се определят критични дати за изпълнение и се създават конкретни планове за действие за изпълнението на новия проект.
И ключова част от тази стъпка е съобщаването на напредъка на другите членове на организацията. Разработен е комуникационен план, който информира хората за случващото се. Образованието носи осведоменост и приобщаванеот всеки - до началото на задълженията.
3. Изпълнение на проекта
Сега задачата е да оживеем проекта. Методите за проектиране на организационни структури винаги трябва да включват елементи на изпълнение. Без тях задачите няма да се изпълняват. Хората се организират в естествени работни групи, които усвояват новия план, екипните умения и сформирането на инициативни групи. Проучват се нови работни роли и се установяват нови взаимоотношения в и извън отдела.
Оборудването и техническите средства се пренареждат. Системите за възнаграждение, системите за подобряване на представянето, обмена на информация, системите за вземане на решения и управление са променени и коригирани. Част от това може да се направи бързо. Някои компании може да изискват повече подробности и да бъдат внедрени за по-дълъг период от време.
Указания
Методите за организационен дизайн изпълняват различни бизнес функции. Те са предназначени да задоволят конкретни мотиви. Трябва също така да се положат усилия за привеждане в съответствие на организационната структура с променящите се нужди. Добрата система не само улеснява комуникацията, но и носи ефективност в различни сегменти. Ето защо, когато разработвате, е важно да обърнете внимание на принципите.
1. Насърчаване на ефективността
Проектирането на организационната структура на предприятието включва някои положителни елементи за служителите. В отговор можете да получите положителен отговор от служителите. Основната цел на организационната структура е да внесе ефективност в различните функции. Систематичната работа няма да остави нищо на случайността и всяко действие ще бъде координирано, за да се изпълни максимално.
Членовете на организация се стремят да увеличат максимално продукцията на стоки и услуги от дадени ресурси. Полагат се усилия за системни, рационални и координирани усилия за контрол на различни отпадъци и загуби. Разработени са различни организационни модели, за да се гарантира ефективността на операциите. Те са решени да постигнат целите си.
2. Комуникация
Проектирането на организационната структура на предприятието включва момента на създаване на контакти във всички отдели. Комуникацията е проблем номер едно във всяка организация. Добрата структура осигурява подходящ канал за комуникация между хората, работещи в организация. Установените взаимоотношения за отчитане и йерархията на тези, които докладват, също са посочени в добра структура. Има нужда от хоризонтален, вертикален и страничен комуникационен процес и това се извършва от добре планирана структура.
3. Оптимално използване на ресурсите
Правилното разпределение на ресурсите също помага за оптималното им използване. Проектирането на организационната структура на организацията отрежда по-важно място на дейностите за постигане на общи цели. Събитията се поставят според важността им в системата и се правят подходящи препоръки за разпределяне на ресурсите. Оптималното разпределение на активите е от съществено значение за растежа на бизнеса.
4. Удовлетворение от работата
Добрепроектирането на организационната структура на организацията гарантира, че задълженията и отговорностите на различните хора, работещи в бизнеса, са ясно разпределени. Работните места се разпределят според техните знания, опит и специализация. Хората получават възможност да обяснят работата си. Когато хората могат да работят в рамките, ще има удовлетворение от работата.
5. Творческо мислене
Принципите на проектиране на организационни структури могат да включват елемента свободно да планира и изпълнява своята работа. Тя позволява на индивида да мисли и да разработва нови и по-добри начини за изпълнение на задачите. Организационната структура се опитва да постави хората на местата, където са най-подходящи. Много хора са допринесли за развитието на управленското мислене чрез своята креативност в определена част от компанията.
6. Лесно управление
Принципите за проектиране на организационни структури също се основават на оптимизирането на този процес. В бизнеса работят много хора. Тяхната функция трябва да бъде дефинирана и отговорностите да бъдат разпределени в съответствие с изискванията на организацията. Добрата структура ще помогне за установяване на взаимоотношения между хора, работещи на различни позиции. Организационната система е механизмът, чрез който ръководството насочва, координира и контролира дейността на различни лица.
Добре обмислената структура ще помогне както за управлението, така и за управлението на бизнеса. Гарантирано е, че никоя дейност не остава без надзор и работата се разпределяспоред възможностите на лицата, които го осъществяват. Добре обмислените стъпки за организационен дизайн са чудесна помощ за доброто управление. Помислете за тях.
Етапи на проектиране
Създаваната система трябва да отговаря на изискванията на бизнеса. Това трябва да гарантира, че работната сила се използва оптимално и различните функции трябва да се изпълняват правилно. Необходими са хармонични отношения между хората на различни позиции. Структурното проектиране е важна задача, която трябва да се обмисли внимателно. По-долу ще бъдат изброени основните точки, по които се разработва цялостно планиране.
Стъпка 1: Дефиниране на дейности
Действията, които трябва да бъдат предприети за постигане на целите на фирмата, трябва да бъдат дефинирани. Също така се изисква да се дефинират функциите, които трябва да се изпълняват за постигане на различни цели, и действията, свързани с тези функции. Без този етап на проектиране на организационната структура, мениджърите няма да могат да постигнат желания резултат.
Основните дейности са разделени на редица подвидове на всяка индустрия. При дефинирането на видовете трябва да се има предвид, че нито един от тях не е избегнал дублирането на дейности и различните функции се изпълняват координирано.
Стъпка 2: Групиране на дейности
Тясно свързани и подобни дейности са групирани за отдели и индустрии. Координацията между дейностите може да се постигне само чрез правилно натрупване. Групирани изгледидейности могат да бъдат разпределени на различни позиции. Даването на указания на хората създава авторитет и отговорност. Този фактор при проектирането на организационни структури ви позволява да увеличите значението на конкретен служител. Правомощията се делегират на по-ниските нива на различни отдели и се установяват отговорности.
Етап 3: Делегиране на пълномощия
Делегирането е административен процес, при който хората правят нещо различно, като ги правят отговорни. Когато в една организация се създават различни работни места, на тези лица се възлага работа. За да свършите работата, имате нужда от авторитет. Правомощията се делегират на различни лица в съответствие с разпределението на отговорностите. Последният етап от проектирането на организационната управленска структура трябва ясно да отразява това. В процеса на възлагане на задачата се създава авторитет в организацията, система, която определя кой с кого ще взаимодейства официално.
Характеристики на добра система
Проектирането на организационна структура предполага, че създаденото устройство трябва да отговаря на различните нужди и изисквания на компанията. Трябва да се има предвид, че всяка компания има своя уникална форма на управление. Ако разгледаме характеристиките като цяло, обобщавайки, те ще изглеждат по следния начин.
1. Изчистване на правомощията
Основите за проектиране на организационни структури за управление започват със създаването на основна йерархия. Трябва да има ясна линия на власт отгоре надолу. Прехвърлянето на правомощия трябва да се извършва на етапи и в съответствие с естеството на възложената работа. Всичко ворганизациите трябва да имат пълно разбиране за работата и правомощията, делегирани на конкретно лице. При липса на тази яснота ще има объркване, спорове и конфликти.
2. Адекватно делегиране на правомощия
Задачите за проектиране на организационни структури допълнително включват компетентно разпределение на отговорностите. Делегирането на правомощия трябва да е в съответствие с установената отговорност.
Ако няма достатъчно мощност за получаване на възложената задача, задачата няма да бъде завършена. Понякога мениджърите възлагат задачи на подчинените, без да им дават подходящи правомощия, което показва липса на вземане на решения от тяхна страна. Неадекватните задачи ще създадат проблеми за подчинените, защото те може да не са в състояние да изпълнят установеното изискване.
3. По-малко нива на управление
Елементите на дизайна на организационна структура трябва да избягват сложни модели. Доколкото е възможно, е необходимо да се намалят, но в разумни граници, нивата на управление. Колкото по-голям е броят на тези нива, толкова по-голямо е забавянето на достъпа. Прехвърлянето на решения отгоре надолу ще отнеме повече време.
По същия начин информацията от по-ниските нива ще отнеме много време, за да стигне до върха. Броят на нивата на управление зависи от естеството и мащаба на операциите. Не може да се посочи конкретен брой структури за всеки проблем, но трябва да се положат усилия те да бъдат сведени до минимум. Тази оптимизация ще намали разходитевреме.
4. Контролен диапазон
Процесът на проектиране на организационни структури за управление трябва също да включва функции за надзор. Степента на надзор се отнася до броя хора, които мениджърът може директно да контролира. Човек трябва да следи само броя на подчинените, с които може да комуникира директно.
Броят на хората, които трябва да бъдат контролирани, не може да бъде зададен универсално, защото зависи от естеството на работата. Трябва да се положат усилия да се държи добре управлявана група под наблюдение, в противен случай ще има неефективност и лошо представяне.
5. Простота и гъвкавост
Подходите за проектиране на организационни структури не трябва да се усложняват. Не трябва да добавяте ненужни нива на контрол. Добрата структура трябва да избягва неясноти и объркване. Системата също трябва да бъде гъвкава, за да се приспособи към променящите се нужди.
Може да възникне разширяване или диверсификация, което ще изисква прекласификация на задълженията и отговорностите. Организационната структура трябва да може да включва нови промени, без да коригира основните елементи. Това ще ви позволи да не променяте всички по-рано въведени разпоредби.
Основни елементи
Анализът на организационния дизайн трябва да покаже стратегията за разгръщане на таланти на компанията. Дали това внедряване постига бизнес целта зависи отчасти от силата на цялостната вътрешна система. Организационният дизайн създава работни взаимоотношения между хората, установява граници на отговорност иопределя кой пред кого е отговорен.
Има няколко начина за структуриране на компания. Правилните принципи за проектиране на организационни структури за управление произтичат от нуждите и стремежите на фирмата. Въз основа на това те популяризират правилните хора.
1. Стратегия
Най-добрият подход към организационния дизайн взема предвид стратегическите планове на компанията. Междувременно подобни дейности произтичат от визията на компанията. Мисия - причината за съществуването на бизнес - неговата цел.
Vision е най-високото постижение на компанията, изпълнението на поставените задачи. Всяка стратегия се опитва да реализира визията, а организационната структура трябва да подкрепя тези усилия. Например, компания, която е решила да се разшири на чужди пазари, може да се консолидира в географски подразделения. Промените в стратегията изискват актуализиран структурен дизайн
2. Фактори на околната среда
Бизнес средата, в която работят служителите, не може да бъде игнорирана от организационните дизайнери. Една непредсказуема, бързо променяща се система изисква гъвкавост, адаптивност и междуведомствено сътрудничество.
В такава ситуация проектирането на организационната структура на управлението на предприятие от механичен тип ще ограничи сръчността и отзивчивостта на персонала. Вместо това, разработчиците могат да изградят органична, хоризонтална система, която изравнява нивата на управление и децентрализира вземането на решения. В същото време стабилната среда позволява използването на контроли, добре дефинирани задачи и централизирана власт в механистична структура.със своите вертикални нива на нарастваща сила.
3. Фирмен размер
Малките фирми с малко хора често имат различни роли, неформални са и не пишат много правила. Тъй като компанията възниква органично, би било грешка да се опитаме да наложим формална, механистична структура върху нея. Дизайнът на организационната структура и система в този случай не трябва да включва императивни и консервативни елементи на провеждане на вътрешни дейности.
Това би било безполезно действие. Освен това ненужната бюрокрация може да попречи на операциите. Големите организации се нуждаят от повече контрол и надзор. Механистичната структура създава ясна отчетност и отчетност и следователно е подходяща за компании с голям брой служители.
4. Възраст на компанията
В началото на живота на една компания, нейният малък размер осигурява органични структурни качества, които насърчават гъвкавостта и гъвкавостта. Тъй като фирмата се развива и разширява, тя започва:
- механизирайте чрез добавяне на правила, политики и процедури;
- задайте ясно определени цели;
- прилагане на обширни системи за вътрешен контрол и командни вериги.
Накратко, зрелостта поражда бюрокрация. Колкото по-стара е компанията, толкова по-вероятно е вътрешната система да стане тромава, създавайки бариера пред иновациите, адаптивността и бързите реакции. Процесът на организационно проектиране трябва да вземе предвид степента, до която старата компания трябва да се преструктурира, за да намалимеханизирана система. В противен случай могат да възникнат сериозни управленски и кадрови проблеми.
Структурни проекти
Структурните проекти имат своите плюсове и минуси, така че дизайнерите трябва внимателно да обмислят всяка стъпка. Две общи теми тук са функционални и дивизионни разделения. Функционалната структура създава отдели според дейности като производство, маркетинг и финанси.
Групираните дейности повишават ефективността, но могат да създадат бариери между отделите. Структурата на отделите групира хората според продукт, клиент или географско местоположение, като ефективно създава малки компании със собствени маркетингови, финансови и производствени възможности. Това поддържа отделите фокусирани и отзивчиви, но дублира бизнес дейността между отделите и в рамките на компанията като цяло.
Схема на типа на контрол
Организационната диаграма е визуално представяне на формален тип дизайн. Планът показва структурата на организацията, взаимоотношенията и относителните нива на позиции във всяка индустрия. Той помага за организирането на работното място, като очертава посоката на контрол за подчинените.
Дори малък бизнес с едно лице може да използва някаква организационна схема, за да види какви функции трябва да се изпълняват. Такова планиране и визия структурират работата и помагат за реализиране на всички задачи и решаване на възникващи комуникационни проблеми.проблеми.
Организационните диаграми предлагат следните предимства:
- Ефективно комуникирайте организационна, служебна и корпоративна информация.
- Позволете на мениджърите да вземат решения за ресурси, да осигурят основа за управление на промените и да съобщават оперативна информация в цялата организация.
- Всичко, което зависи от бизнеса, трябва да се случва по прозрачен и предвидим начин.
- Предоставя бърза замяна на официалните бизнес йерархии.
- Казва на всички в организацията кой е отговорен за какво и кой на кого докладва.
Разбира се, има няколко ограничения за изгледите на организационен дизайн:
- Те са статични и негъвкави, често остарели, тъй като фирмите се променят и преминават през фази на растеж.
- Те не помагат да се разбере какво наистина се случва в една неформална организация. Реалността е, че организациите често са доста хаотични.
- Те не могат да се справят с променящите се граници на фирмата поради аутсорсинг, информационни технологии, стратегически съюзи и мрежова икономика.
В ранните етапи бизнесът може да реши да не създава официална организационна структура. Фирмата обаче трябва да съществува дори и без ясно дефиниран план, за да бъде ходът на развитие успешен. Повечето малки фирми намират организационни диаграми за полезни, тъй като помагат на собственика или мениджъра да проследява растежа и промяната във всяка индустрия и посока.
Заключение
Този подход към дизайна води до значителни подобрения в качеството, обслужването на клиентите,продължителност на цикъла, намалено текучество и отсъствия, повишена производителност от 25 на поне 50%. Добрата новина е, че планът може да се използва за почти всякакъв вид и размер бизнес. Продължителността на времето, необходимо за завършване на дизайна, варира в зависимост от естеството, размера и ресурсите на фирмата. Големи и сложни проекти могат да бъдат завършени в рамките на дни. Малките фирми изискват много по-малко време и ресурси.
