Всеки процес, всяко предприятие и всяка организация преодолява различни етапи в процеса на работа, чийто краен резултат, по един или друг начин, е постигането на основната цел. В желанието си да постигнат основните си приоритети, които първоначално са били прерогатив на целия комплекс (производство, търговия, образование, логистика и др.), мениджърите търсят най-перспективните и приоритетни варианти за изпълнение на задачите си. Съществуващата система за управление рано или късно губи квалификационното си ниво на фона на нови разработки, нови внедрявания, иновативни промени в развитието на определена индустрия. Ето защо ръководителите на предприятия и организации добре осъзнават важността и значимостта на необходимостта да бъдат в крак с времето и да бъдат в крак със спецификата на непрекъснато трансформиращия се и усъвършенстващ се процес на развитие на даден сегмент.дейности. Независимо дали става дума за търговия, производство, индустрия, образование, логистика - във всеки случай рано или късно е необходимо да се прибегне до организационна или технологична оптимизация на управленските процеси в конкретно предприятие.
Концепция
Оптимизацията на всеки процес е набор от ефективни методи и начини за подобряване на протичането на самия този процес, за да се получи по-бърз, по-оптимален и по-добър резултат. Тоест оптимизацията е понятие, означаващо повишаване на ефективността, синоним на думата „подобряване“. За да стане по-ясен смисълът на това определение, е необходимо да се проследят характеристиките на оптимизацията на конкретен пример.
Да кажем, че служителите на отдела на фабриката за облекло работят заедно на техния обект, като се сменят шест дни в седмицата и работят девет часа. Производителността на труда им забележимо намалява в късния следобед и работата им става по-малко продуктивна към края на седмицата, когато физическите възможности на работниците изсъхват. Съответно обемът на извършената от тях работа намалява, качеството на нейното изпълнение се влошава, в резултат на което пада търсенето на произведени продукти, а след това и общото ниво на доходите на шивашката фабрика. Рационално мислещ мениджър, който пряко контролира тези служители, след като е забелязал такава негативна тенденция, трябва незабавно да предприеме мерки за оптимизиране на производствения процес. За да направи това, той трябва да изготви план за подобряване на ефективността на работата на този производствен обект и не забравяйте да вземе предвид всички нюанси, които съпътстват процеса. Да сенапример е необходимо да се изчисли какви ще бъдат разходите на предприятието, ако се изведе трето лице, за да помогне на работниците или ако на момичетата се предложи да работят на смени с увеличаване на дневните часове и намаляване на броя на излизания на месец. Така че, като поставите трето лице в помощник шивачки, ще бъде възможно да се постигне увеличение на скоростта и обема на извършената работа с една трета. И ако спестите от заплатите на трети служител и извеждате две момичета на смени през ден, през уикенда те ще имат възможност да натрупат сили и да работят много по-усилено и по-бързо в работните дни..
И така е във всеки индустриален сегмент - възникващите проблеми в процеса на функциониране на всяко предприятие изискват тяхното задължително отстраняване чрез изготвяне на специфичен план за действие, насочен към оптимизиране на работния процес като цяло.
Цели и задачи
Като всяка процедура, прилагана от ръководството на предприятие или организация в хода на пряката им дейност (независимо дали става дума за образователна бюджетна институция, търговско търговско дружество или индустриален комплекс), програмата за увеличаване на производствения капацитет е задължително насочени към постигане на конкретни цели и задачи. Оптимизирането на процесите в предприятие от всяка отраслова област на дейност се характеризира с основните ключови точки:
- увеличаване на производителността на компанията;
- подобряване на качеството на услугата за потенциални клиенти и посетители;
- подобряване на пазарната конкурентоспособностпредоставени услуги;
- модернизиране на основните процеси на производствения цикъл;
- увеличаване на рентабилността на фирмата;
- оценка на съотношението на съществуващите трудови и физически ресурси с разходите за тяхната поддръжка;
- разширяване на бизнеса (ако е необходимо).
Естествено, основната и задължителна цел на всяка компания, работеща на търговска основа, ще бъде реализирането на печалба. Съответно задачите и целите за оптимизиране на процесите на управление на търговските бизнес дейности ще бъдат насочени изключително към повишаване на ефективността на производствените мощности и увеличаване на продажбите.
Когато става дума за структурата на бюджета, тук акцентът е върху подобряването на качеството на работа на служителите в самата организация. Например, оптимизирането на образователния процес или оптимизирането на образователния комплекс (предучилищно, училище, университет) като цяло трябва да бъде насочено към подобряване на методите на обучение, привличане само на висококвалифицирани специалисти и учители, промяна на структурата на учебната програма на специфика на обучението, за да се увеличи максимално възвръщаемостта на учениците. Тук въпросът е да направим процеса на обучение по-лесен, опростен, по-ясен за учениците, но в същото време коефициентът на ефективност трябва да остане на същото ниво или дори да се увеличи.
Методи
Разбира се, че за да се постигнат поставените цели и задачи, е необходимо първо да се разработи набор от подходящи дейности, коитоще допринесе пряко за получаването на желания резултат в крайна сметка. За целта се разработват подходящи методи за оптимизиране на процеси на различни нива. С други думи, за да постигнете това, което искате, трябва да помислите за начините, по които това желано може да бъде постигнато.
Естествено, в зависимост от посоката на дейност на конкретно предприятие или организация, методите за оптимизиране на работните процеси във всяка конкретна компания се различават. Но като цяло различните начини за подобряване на ефективността във функционирането на компании от различни отраслови структури все още са насочени към едни и същи приоритетни области в развитието.
- Метод на изключване - предвижда елиминирането на онези външни и вътрешни фактори на възпроизводството, които действат като препятствия и препятствия и пречат на компанията да увеличи рентабилността си.
- Метод на опростяване - включва намаляване на нивото на сложност в структурата на производствения (продажбен, образователен, логистичен) процес чрез разпръскване на основното количество работа в отделни сегменти и секции.
- Метод на стандартизация - характеризира се с въвеждането на нови програми, иновативни технологии, фундаментално различни техники, продукти, компоненти и етапи в популяризирането на работния процес.
- Методът за намаляване се дължи на необходимостта от намаляване на производството, ресурсите, труда, резервите, финансовите разходи.
- Методът на ускорение - предвижда необходимостта от намаляване на загубите на време, както и въвеждането на паралелинженеринг, симулация, бърз дизайн на проби и автоматизация на работния процес.
- Метод на промяна - най-провалените области, които забавят производствения процес, трябва да бъдат заменени с принципно нови, ефективни и ефикасни. Некачествените материали трябва да се заменят с добър продукт, неефективната техника трябва да се замени с ефективен оперативен апарат и т.н.
- Метод на взаимодействие - цялата работа в предприятието трябва да се извършва в добре координиран екип, обединен от една цел и идея. Взаимодействието на служителите на различни нива на йерархична подчиненост и съвместната продуктивна работа ще спомогнат за реализирането на целите и задачите, които са поставени пред персонала като цяло.
За да разберете как можете да постигнете оптимизиране на системите и процесите в най-приоритетните области на дейност, е необходимо да се спрем на всяка от тях по-подробно.
В контрол
Вземането на решения е най-важният компонент от управленския комплекс във всяко предприятие, независимо дали е производствено, търговско или бюджетно. Всяка оптимизация на процесите в организацията по някакъв начин включва участието на човешкия фактор. Как ще бъде изграден работният процес и как човешките ресурси ще взаимодействат в този процес, определя производителността на компанията като цяло. Добре проектираното управление и способността за прилагане на ефективни методи за функциониране в процеса на управление като цяло не само ще оптимизиратструктурата на взаимоотношенията между служителите, но и за повишаване на рентабилността на предприятието като цяло.
И така, какви методи могат да се използват за постигане на производителност на управлението като основен инструмент за управление на предприятие?
- Осигуряване на лесна управляемост - колкото по-проста е структурата на взаимодействието и йерархичното подчинение на едни служители на други, толкова по-бързо и по-ползотворно ще протичат всички процеси като цяло.
- Въвеждане на нови предложения за повишаване на качествените показатели на произвежданите продукти в съществуваща система за управление.
- Помощ за намаляване на такъв показател като зависимостта на предприятието от човешкия компонент - което означава преход към автоматизирани системи за труд.
- Задължително установяване на контрол върху резултатите на предприятието, както и последващ анализ на неговата рентабилност, въз основа на оценка на специфични фактори.
- Минимизиране на разходите и разходите в онези сегменти, където е най-рационално.
- Планирано и логично обосновано разделение на отговорностите и съответните правомощия между функционалните отдели на компанията.
- Извършване на пълна проверка за повторение на едни и същи задачи, изпълнявани от различни отдели, за да се избегне нерационалното разпределение на работното време и функционалните отговорности.
Каква е основната цел на оптимизирането на управленските процеси? Фактът, че план за действие за въвеждане на продуктивни методи иелиминирането на неефективни дейности ви позволява да намалите разходите на компанията като цяло, без да се засягат интересите на служителите.
В производство
Основното правило на печелившото предприятие и ефективно производство е да се увеличи разликата между разходите за производство на продукт и неговата продажна цена. Тоест, говорейки конкретно за производствено предприятие, тук целият смисъл на работата е да се гарантира, че цената на крайния продукт оправдава разходите, свързани с неговото производство. И колкото по-голяма е разликата между разходите и себестойността, толкова по-рентабилно и продуктивно се счита производството (разбира се, в случай че цената на една единица от крайния продукт е по-висока от разходите, необходими за производството му).
Как е възможно да се оптимизират производствените процеси? Какви методи се използват за повишаване на неговата ефективност?
- Преструктурирането на системата за отчитане на разходите е основен и основен компонент на процеса на оптимизация. Само компетентен и правилен подход към преквалификацията и преразпределението на разходите може да изведе производството на ново ниво.
- Изчисляване и анализ на текущата себестойност на производството - говорим за изчисляване на цената на суровините, заплатите на служителите на предприятието, плащане на комунални услуги, амортизация на оборудването и др.
- Трансформиране на производствения цикъл - идентифициране на критични моменти в производствения цикъл и елиминиране на фактори, които пречат на процеса.
- Модернизацияоборудване - подмяната на старо, напълно амортизирано работно оборудване с ново техническо оборудване ще позволи неколкократно повишаване на ефективността на производството.
- Увеличаване на производствения капацитет - разширяването на производството служи като основа за повишаване на рентабилността на предприятието въз основа на придобиването на нови възможности.
- Автоматизация на работния процес - Чрез намаляване на разходите за изплащане на заплати на допълнителен нает персонал, ръководството на производствено предприятие има възможност да спести значителна сума пари.
- Идентифициране на оптималния списък на закупените суровини - анализ на наистина необходимите запаси, които предприятието придобива за производството на готовия продукт, помага да се идентифицират изключително приоритетни области (най-продаваните партиди) и се фокусирайте върху тях.
- Минимизиране на отпадъците - за оптимизиране на разходите е необходимо да се използват рециклируеми материали, да се използват съоръжения за рециклиране, а не да се изхвърлят отпадъци, които са доста подходящи за рециклиране и повторна употреба.
- Изграждане на собствена електрическа подстанция - големите предприятия харчат огромни суми за захранване на цехове с електроенергия. Изграждането на собствена разпределителна електроцентрала ще направи възможно намаляването на тези разходи до минимум. Трябва обаче да се отбележи, че подобни възможности са присъщи само на големите производители.
В търговията
Търговските предприятия, както и производствените предприятия, се стремят да увеличат своитеефективност с цел привличане на големи инвестиции и увеличаване на нетната печалба от продажби. Оптимизацията на търговския бизнес се проявява главно в следните методологични стъпки:
- правилна организация на планирането;
- прогнозиране и проучване на пазара;
- заемане на правилната ниша на пазара на стоки и услуги;
- определяне на нуждите на потенциален купувач;
- замяна на нерентабилни доставчици с такива с по-висок приоритет;
- купувайте изключително стоки с възвръщаемост;
- допълнително стимулиране на търсенето (реклама);
- разширяване на продуктовата гама (изключително рационално);
- правилна цена;
- подобряване на маркетинга и продажбите на продукти.
Търговското предприятие, като никое друго, е насочено предимно към печелене на пари и печалба. Следователно оптимизирането на процесите на продажби е насочено директно към повишаване на рентабилността на търговско дружество.
В педагогиката
Предучилищните образователни институции и детски градини, като бюджетни институции, страдат от консервативни методи за провеждане на образователния процес не по-малко от недържавните структури. Тук учителите трябва да работят не с материални продукти от крайното производство, а със знанията, уменията и способностите, които могат и трябва да вложат в съзнанието на младото поколение. Нивото на знания, което сегашната педагогическа образователна система дава днес, е естествено регламентираносъществуващи GOST и предписани правила. Но колко ефективно е днешното преподаване? А от какво зависи повишаването на ефективността на педагогическия процес?
Оптимизацията на образователните дейности често е насочена към:
- активиране на каналите за възприятие - приемането на конкретна информация от децата и нейното активно усвояване;
- разработване на набор от мерки за привличане на повишено внимание на децата към образователния процес и усвояването на нови умения;
- въвеждане на най-новите методи на обучение, които увеличават участието на децата в образователния процес;
- използване на визуални примери за бързо консолидиране на получената информация и способността за асоциативно мислене;
- използване на оперативно тестване;
- деца, участващи в пряката подготовка на някои аспекти на урока;
- ефективно управление на времето.
Наред с другото, оптимизирането на работата на възпитателите в детските градини се постига чрез непрекъснато повишаване на тяхната квалификация, допълване на собствените им знания с най-новите идеи и спецификата на обучението в предучилищните институции. Само компетентен и квалифициран учител може да постави информацията в развитието на децата правилно, разбираемо и правилно. А това от своя страна е основната цел на всяка детска градина.
В образованието
Не по-малко високи са изискванията за оптимизиране на образователните процеси на училищното и следучилищното образование. Учителите в общообразователните училища и университетските преподаватели се нуждаят от дори по-честа пресертификация, отколкото учителите в предучилищните институции. Каквоса основните аспекти на оптимизирането на дейностите на учителите и учителите в класната стая?
- Работете за осигуряване на правилното първично възприемане на учебния материал - за да могат учениците (учениците) да се интересуват от материала, представен от учителя, последният трябва да работи усилено и да мисли как да подобрят представянето на нова тема. В крайна сметка степента на участие на ученика в работния процес определя как той ще научи материала в бъдеще.
- Усвояване на придобитите знания - самата способност да се предаде темата на урока на аудиторията на лекцията не е достатъчна, за да се вкоренят знанието в съзнанието на студентите. Следователно учителят (учителят) е длъжен да изгради своите практически упражнения със задължителното демонстриране на лесни, прости и разбираеми примери. Това значително увеличава способността на учениците да запомнят новата получена информация.
- Прилагане на придобитите умения - провеждането на всякакви експерименти в работилници или домашна работа под формата на творческо прилагане на придобитите знания се счита за ефективна техника за оптимизиране на фиксиращия етап при овладяване на темата.
Основната цел на оптимизиране на учебния процес е качественото представяне на материала от учителя и оптималното използване на неговите способности за повишаване на ефективността на усвояването на нова информация от учениците.
В логистиката
Големите логистични центрове, занимаващи се с транспорт, превоз на товари и комуникация с контрагенти, също изискват задължителни мерки за оптимизиране на логистичните процеси. Какво прави тянасочено?
- Планиране на операции въз основа на съотношението на време и финансови показатели, като се фокусира върху мотото "времето е пари".
- Активно използване на най-новите информационни технологии - използването на компактни лаптопи и други джаджи за комуникация с превозвачи, спедитори, клиенти.
- Системно изчисляване на финансови и трудови ресурси за транспортиране на стоки от точка А до точка Б, въз основа на оценка на рентабилността и рентабилността на такъв транспорт.
- Минимизиране на рисковете по време на транспортиране на товара, изграждане на система за амортизация при повреда на товара по вина на превозвача или спедитора.
- Минимизиране на риска от повреда на товара поради температурни или времеви условия (закупуване на хладилни складове, спазване на правилата за съхранение на товари под формата на бързоразвалящи се стоки).
В организацията
Оптимизацията на технологичните процеси е много тясно свързана с правилно организираната работа в предприятието като цяло. Ефективността на нейното функциониране зависи от това как е изградена организационната структура на компанията. И изхождайки от факта, че структурата на компанията се основава изцяло на служителите и задълженията, които изпълняват, най-важната организационна задача на всяка компания е оптимизирането на персонала. Те включват:
- намаляване на разходите на работодателя за осигуряване на трудова дейност;
- подобряване на действителната квалификация на служителите;
- автоматизация на труда - замяна на физическата работа с машина;
- освобождаване от неефективни служители - съкращаване;
- подобряване на системата за управление на персонала.
Ето само кратък списък с онези точки, които са основни при реорганизацията на управлението на персонала. Но те отразяват ключовите аспекти, които допринасят за постигането на основната цел за оптимизиране на процесите на организацията в предприятието – минимизиране на разходите.
