В различни области на дейност на физически и юридически лица се използва системата за класификация на документи, одобрена на територията на Руската федерация. Съставянето, съхранението, разпространението и използването на документи се извършва от такава дисциплина като деловодството. В тази статия ще проучим всички негови аспекти. Помислете за концепцията и класификацията на документите, тяхната функционалност и други аспекти на проблема.
Офис работа: общи разпоредби
Като начало трябва да се отбележи, че поддръжката на документацията е специална област на дейност, която се състои в проектиране, формиране, съхранение и обработка на документи. От това как изглежда документът и информацията в него, как се изпълнява организацията на работа с него, до голяма степен зависи навременността и правилността на вземането на едно или друго управленско решение, което е от известна степен. Документите отчитат и отразяват дейността на предприятия, фирми, фирми. В тази връзкаводенето на деловодство служи като предписание на закона. В процеса на одити, на първо място, тези документи, които отразяват дейността на компанията, подлежат на ревизия.
Законодателна рамка
Преди да анализирате видовете документи и тяхната класификация, препоръчително е да се запознаете със законодателната рамка. По този начин Федералният закон, който регулира информацията и нейната защита, установява задължението за документиране на информацията и определя редица основни настройки. Посоченият нормативен акт има за цел също така да регулира отношенията, възникващи при развитието и последващото използване на информационните технологии. Трябва да се отбележи, че задължителната документация е установена от други закони. По-специално, Гражданският кодекс на Руската федерация определя правната рамка за дейностите и съответната процедура за офис работа. Данъчният кодекс на Руската федерация установява стандартни данъчни документи, които също представляват една от класификациите на документите. Чрез тях се осигурява счетоводство на търговската работа на физически лица и организации, както и навременността на приспадане на данъчни плащания и такси към държавния бюджет.
Освен това, действащият Закон определя образци на документи. По този начин Гражданският кодекс на Руската федерация предвижда изисквания за съдържанието и състава на учредителни договори, споразумения, харти и т.н. Правилата определят формите на тези документи, които трябва да се изпращат с помощта на различните методи, използвани днес.
Класификация на RF документи
Заслужава да се отбележи, че административната система на деловодството на Руската федерация включва класификация на много нива. Препоръчително е да го разгледате по-подробно. Основната класификация на документите предполага наличието на следните компоненти:
- Организационни и административни документи. Препоръчително е да включите тук решения, протоколи, инструкции, харти, заповеди, разпоредби.
- Справочни и информационни документи, включени в класификацията на документи от общ характер. Говорим за удостоверения, меморандуми, актове, телеграми, писма и така нататък.
- Според персонала. Важно е да се отбележи, че тази класификация на документи включва извлечения, работни книжки, характеристики, договори, поръчки и др.
Прието е да се отделят такива форми на документи като индивидуални, шаблонни и стандартни. Представените образци съставляват тяхната класификация на документите по предназначение.
Други видове документи
Заслужава си да знаете, че документите могат да бъдат прости или сложни по съдържание. Класификацията на счетоводните документи на мястото на приемане предполага наличието на външни и вътрешни документи. Съдейки по произход, те правят разлика между лични и официални документи. Според срока на годност е обичайно ценните книжа да се класифицират на постоянни, както и повече или по-малко от 10 години. В съответствие със знака за публичност е приета специална класификация на регулаторните документи, която предполага наличието на секретни и несекретни документи. Трябва да се добави, че първата група включва поверително и напълносекретни документи. Според метода на запис е обичайно да се прави разлика между звукови, ръкописни, електронни, графични, фотографски и филмови материали и т.н. Последното групиране се нарича още класификация на документи по признаци.
Спешни и неспешни документи
Ценните книжа могат да бъдат класифицирани на спешни и неспешни. Според етапите е обичайно да се разграничават чернови, извлечения, оригинали (с други думи, оригинали), както и копия. Документите от държавен характер са включени в отделна категория. В съответствие с действащото законодателство оторизираните структури издават инструкции, заповеди, инструкции, заповеди, решения, постановления и решения.
Основна документация
Препоръчително е да разгледате доста обемна категория първични документи отделно. Това включва документи с основна информация, получена в процеса на изследване, развитие, наблюдение и други социални дейности. Трябва да се отбележи, че първичната документация в счетоводния отдел се формира по време на изпълнението на операции от икономическо значение. Той действа като доказателство или доказателство за определени факти, които вече са осъзнати. Групата изходни документи включва например сертификати, актове, фактури, варанти и т.н. За повечето от тях са одобрени специални унифицирани формуляри. Например към днешна дата са създадени специални форми на документи за отчитане на търговски операции, дълготрайни активи, парични разплащания и труд.
Подробности за документа
Ако няма унифициран формуляр за конкретна хартия, във фирмата се формира вътрешен формуляр. Независимо от това, във всеки случай някои подробности трябва да присъстват там:
- Име на документа.
- Дата на компилация.
- Име на организация.
- Същността на операцията с икономическо значение.
- Измервателни устройства.
- Списък на служителите, които действат като отговорни.
- Лични подписи на упълномощени служители.
Вътрешна офис работа
В съответствие с инструкциите на ръководството на структурата и по инициатива на ръководителите на независими отдели е уместно разработването на различни разпоредби. Това групиране на документи включва стандартни и индивидуални актове. Трябва да се отбележи, че съдържанието на последното се отнася преди всичко до управленски звена, отдели, цехове, които са част от организационната структура на компанията. Типичната документация, като правило, се отнася до цеховете на основното производство.
Трябва да знаете, че проектът на наредба се оформя от изпълнителя, след което се съгласува с правния отдел на фирмата. Ако възникнат възражения или забележки, те се излагат на отделен документ или на втори екземпляр от текущия. Основният акт от административен характер в предприятието е заповедта на директора. С помощта на този документ може да се състави процедурата за дейността на структурата, решенията и инструкциите, различни видове събития, резултатите от работата или резултатите от одитите.
Доклад, обяснителна и служебна бележка
Меморандумът е документ, който посочва конкретен факт или въпрос, заключение или предложение. Струва си да се знае, че може да бъде изпратено до ръководството на организацията или по-висока структура. Бележката трябва да се разбира като вид писмо, една от формите на вътрешната кореспонденция в една компания. По правило се изпраща от структурни подразделения до абсолютно всеки адресат на компанията. Изключението тук е прякото ръководство. Трябва да се има предвид, че бележка може да бъде изпратена и от конкретно длъжностно лице на компанията. Поименуваният документ може да бъде дефиниран като информативен, проактивен или отчетен.
Обяснителната бележка трябва да се разглежда като документ, който служи за разяснение на съдържанието на определени разпоредби на основния акт (програма, доклад, план). Освен това тя може да обясни причините за неизпълнение на инструкции от ръководството или нарушаване на дисциплината.
Инструкции
Инструкциите в момента са класифицирани в две групи. Документите, включени в първата категория, уреждат процедурата за извършване на определен процес в предприятието, в който участват длъжностни лица, отдели и т.н. Трябва да се отбележи, че именно длъжностните характеристики (втората група) определят правата, задълженията, отговорностите и функционалността на конкретни служители. Тези документи могат да служат като обяснение на процедурата, по която следва да се изпълняват указанията на заповеди и закони (укази, заповеди и др.). Трябва да се добави, че длъжностните характеристикиможе да бъде с фиксирана или постоянна продължителност. Въпреки това, безсрочните ценни книжа така или иначе се преглеждат и преглеждат на всеки 3-5 години.
Заключение
И така, разгледахме концепцията, основните класификации на ценните книжа и други аспекти на темата. В заключение трябва да се отбележи, че днес офис работата на територията на Руската федерация е доста развита категория. На настоящия етап от човешкия живот тази дейност включва осигуряване на компетентно и навременно формиране на необходимите документи, както и организиране на работа с актове (а именно получаване, предаване, обработка, изготвяне, контрол, съхраняване, регистриране, систематизиране, подготовка за архивиране и унищожаване). Регулирането на офис технологиите се осъществява в съответствие с редица области. Препоръчително е да се включат стандартизация, законодателна уредба, както и формиране на правни и подзаконови и методически актове с национално значение.
По един или друг начин организацията и последващото водене на документация изискват задължително наличие на специални умения и професионални познания. И така, за изпълнението на тази работа в компаниите се създават подходящи отдели или служби. Струва си да се отбележи, че в малките фирми секретарите се занимават с офис работа, а служителите, упълномощени от ръководителя, носят отговорност за състоянието на документите на предприятието. Във всеки случай всяка група документи трябва да има своето място. Обикновено те се съхраняват в специални огнеупорни шкафове. ИИ накрая, служителите могат да бъдат подложени на дисциплинарни мерки за неправилно водене на записи. Това трябва да се помни, когато прилагате знанията на практика.
