Осигуряването на ефективна работа на всяко предприятие е свързано с правилната организация на документопотока. Не малко значение е и контролът върху сроковете за изпълнение на документите. Факт е, че както обикновените служители, така и ръководителите на отдели носят отговорност за навременното и правилно решаване на проблемите, съдържащи се в документите. След това помислете какви са сроковете за изпълнение на документите.
Обща информация
Сроковете за изпълнение на документите се определят с наредби, решения или организационни и административни документи.
Наличието на информационно-справочна система в предприятието осигурява бързо търсене на регистрирани документи по произволен знак. По-специално, по време на регистрацията, основните данни за документите се въвеждат в базата данни: входящи/изходящи номера, информация за подателя и адресата, дата на падежа и др.
Класификация
Има индивидуални и стандартни условияизпълнение на документи. Последните се определят със закон. Те включват по-специално сроковете за изпълнение на инструкции от правителството, ръководителите на федерални изпълнителни структури, парламентарни разследвания, граждански жалби, решения/решения на управителните органи на търговски организации и др.
Индивидуалните срокове за изпълнение на документи се определят по правило директно в техните текстове или в резолюция. Такива индикации присъстват по-специално в регулаторни и административни документи, статистически и други доклади.
Сроковете за изпълнение на документите могат да се определят от ръководителя устно.
Правила
В разпоредбите на този правилник, сроковете за изпълнение на документите варират в зависимост от вида им.
Например инструкциите, отбелязани като "спешни", трябва да бъдат изпълнени в рамките на три дни от датата на подписване. Моля, имайте предвид, че обратното броене не започва от датата на получаване на документа, а от датата на подписване.
Ако има индикация "своевременно", тогава за изпълнение на документа се отделят не повече от 10 дни.
Ако не е посочено, срокът за изпълнение на поръчката е не повече от месец.
Промени на датата
На практика често възникват ситуации, когато по обективни причини е невъзможно да се изпълни документ навреме. В тази връзка предприятието трябва да одобри процедурата за промяна на срока за изпълнение на определени актове. Трябва да се отбележи, че кандидатстванетоправилата са необходими, ако е възможно, само в изключителни случаи.
Решението за промяна на срока за изпълнение на даден документ може да бъде взето само от служителя, който първоначално го е определил. Текущите бизнес правила не определят минимални и максимални лимити за трансфер. Следователно ръководството на предприятието трябва самостоятелно да ги установи въз основа на изискванията за разумност и валидност.
Съгласно общите правила, възприети в практиката, се допуска увеличаване на срока с не повече от 3 дни. В този случай инициативата трябва да идва от служителя, на когото е поверена задачата. Той следва да обоснове и съгласува промяната в срока за изпълнение на документа с ръководството.
Прехвърляне на поръчка
Всички действия, свързани с промяна на срока за изпълнение на документ, трябва да бъдат записани в съответните актове.
Прехвърлянето на периода трябва да бъде обосновано. За целта заинтересованото лице може да направи едно от следните предложения:
- При отлагане на крайния срок с обосновка на причините, поради които документът не може да бъде изпълнен в определения срок.
- Относно участието на съизпълнители, ако лицето няма достатъчно правомощия да изпълни поръчката.
- Относно назначаването на други изпълнители.
Трябва да се каже, че изпълнителят трябва да действа бързо. Не се свързвайте с ръководството 2-3 дни преди края на крайния срок.
Операции за управление
Мониторинг на спазването на крайните сроковезаданията включват:
- Фиксиране при регистрация на всички документи и заповеди на ръководството на компанията.
- Проверка на доставката на задачите на изпълнителите навреме.
- Напомняне на служителите и ръководителите на отдели за предстоящи крайни срокове или тяхното изтичане.
- Въвеждане в регистрационните форми на информация за прехвърляне на поръчки от един изпълнител на друг, промяна на периода, определен за изпълнение на задачите.
- Уведомяване на мениджърите за процеса на изпълнение на документи.
- Въвеждане на информация за изпълнени поръчки във формуляри за регистрация, премахване на задачите от контрол.
- Формиране на аналитични справки и отчети за контрол на времето.
Нюанси
Всички действия, изискващи изпълнение и отговор, трябва да бъдат поставени под контрол. В административните документи решенията са обект на наблюдение. В същото време всеки елемент, съдържащ се в тях (тоест всяка задача, задание) се поставя под контрол.
Секретарят на ръководителя трябва да контролира изпълнението на устните нареждания на ръководителя.
Автоматизирана система за наблюдение
Напоследък много предприятия използват компютърни програми и бази данни в своята работа. Автоматизираните системи значително улесняват дейността на организациите, спестяват време на служителите.
При регистриране на документи, контролът се извършва автоматично при попълване на колоната "Дата на падежа". В същото време върху себе сидокументът може да бъде подпечатан за приемането му за контрол. Неговото присъствие е по-необходимо за изпълнителя.
За да осигурят текущ контрол, отговорните служители ежедневно, обикновено в началото на деня, проверяват списъка с документи, времето за изпълнение на които изтича в този ден. В предприятия, използващи вътрешна система за електронна поща, предупрежденията за изтичане на срокове се изпращат до компютъра на изпълнителя по автоматизиран начин. Можете също да настроите софтуера да отпечатва автоматично подходящите хартии.
Извършване на дългосрочни задачи
Контролът на изпълнението на документи, съдържащи сложни инструкции, се извършва на етапи. Той включва текущ, превантивен и последващ мониторинг.
Настоящият контрол вече беше обсъден по-горе. Извършва се превантивно наблюдение на документи, срокът за които изтича след 2-3 дни. Съответно служителят все още има време да изпълни задачата.
Поръчката се отстранява от контрол след нейното изпълнение. Може да се изрази в съставяне и изпращане на отговор, получаване на документирано потвърждение и др. Резултатът от изпълнението се записва в регистрационната карта. Посочва също датата на изпълнение, номера на делото, в което е заведен документът.
Окончателен контрол
По правило се предоставя в големи предприятия. Окончателното наблюдение се извършва от служители, отговорни за наблюдение на изпълнението на инструкциите, или секретари.
Обикновено компанията задава честотата на наблюдение. Мониторингът може да се извършва всеки месец, тримесечие или седмица. Всъщност крайният контрол е оценка на дисциплината на изпълнение в предприятието и в неговите структурни подразделения.
FZ № 229
Една от формите за защита на интересите на субектите е съдебното производство. На практика най-често срещаните искове се считат за изявления с искане за присъждане на обезщетение за определени нарушения на права. Такива производства завършват с изпълнително производство.
След влизане в сила на решението по делото, на заявителя се издават изпълнителни документи. Срокът за изпълнение на изискванията за тях се определя от служителите на FSSP (съдебни изпълнители).
В част 1 30 на член FZ № 229 е посочено, че основанието за образуване на производство е изпълнителният документ и изявлението на ищеца. Тези книжа се представят на мястото на прилагане на предвидените в закона принудителни мерки, определени в съответствие с разпоредбите на чл. 33 от посочения нормативен акт.
Срокът за подаване на документ за изпълнение е 3 дни от датата на подаване в отдела на FSSP. IL (изпълнителна заповед), съдържаща искане за връщане на дете, незаконно прехвърлено или държано в Руската федерация, за упражняване на права на достъп по отношение на него в съответствие с международен договор, както и искане за неговото издирване, се предава на съдебния изпълнител не по-късно от следващия ден след влизане в FSSP.
Започване на производство или отказ за товаиздадено с указ. Издава се в 3-дневен срок от датата на получаване на материалите от съдебния изпълнител.
Ако IL трябва да бъде изпълнен незабавно, след като е приет в FSSP звено, той се прехвърля на служител, чиито правомощия се простират до мястото на изпълнение. Ако липсва, тогава материалите получава друг съдебен изпълнител. В този случай решението за отваряне на производство или за отказ трябва да бъде взето не по-късно от един ден след влизане в Услугата.
Ако изпълнителният лист е влязъл в FSSP за първи път, съдебният изпълнител определя срока за доброволно изпълнение на изпълнителния лист. Съответният срок е посочен в решението за образуване на производство. В същото време съдебният изпълнител е длъжен да предупреди длъжника за възможността за прилагане на принудителни мерки след изтичане на срока, определен за доброволно изпълнение. Освен това длъжникът е уведомен, че ще му бъдат начислени разходите за извършване на действията, предвидени в членове 112 и 116 от Федерален закон № 229, както и такса за изпълнение.
Срокът за доброволно изпълнение на изпълнителния документ, съгласно част 12 на чл. 30 е равно на пет дни. Изчисляването започва от датата на получаване от длъжника на решението. При отклонение от изпълнението на изискванията задълженото лице се уведомява за започване на изпълнителния процес. Законодателството предвижда например такива мерки като отнемане на имущество с последващата му продажба.
